Командировка

Независимо от рода и вида занятости служащий может столкнуться с необходимостью междугородних поездок в рамках выполнения своих служебных обязанностей, и для узаконивания такой поездки в обязательном порядке оформляется командировка. Даже при необходимости однодневного отсутствия на производстве, не будет лишним оформить документы об отъезде, поскольку это шанс возместить часть убытков, а также возможность получить денежную компенсацию от работодателя, в случаях возникновения несчастных случаев или происшествий.

Правила

В целом, возможность направления работников в служебные поездки закрепляется за руководством фирмы на стадии подписания трудового договора, и получение согласия на выезд самого служащего не является обязательным условием. Но есть две категории работников, одной из которых категорически запрещено участвовать в командировках, а для второй предусмотрена необходимость подачи личного согласия на процедуру.

Категорически запрещено привлекать к командировкам такие категории служащих:

• находящиеся на больничном;
• не достигшие совершеннолетия;
• беременные;
• которые по совместительству принимают участие в государственных или локальных выборах.

К работникам, чье согласие на отъезд требуется в обязательном порядке, можно отнести:

• мамочек, у которых не истек срок отпуска по уходу за ребенком (то есть до достижения малышом возраста трех лет);
• если родитель-одиночка и ребенку меньше пяти лет;
• служащие, в семье которых есть инвалиды или другие лица ( в силу болезни), требующие родительского внимания;
• опекуны и попечители чад, которые не достигли совершеннолетия.

https://youtu.be/8jF-x-cO-z4

Фиксация

В 2015 году в кадровые инструкции, касающиеся правил оформления командировок, были внесены существенные изменения, которые значительно упростили процедуру, как оформить командировку. В частности, ныне для того, чтобы служащий имел все основания для отъезда, достаточно выдачи одного приказа от руководства, в котором указываются данные работника, причина отъезда, а также ориентировочный день выезда. Как правило, длительность командировки не фиксируется.

Приказ может быть выполнен в свободной форме. Но с личной подписью руководства. Также достаточно одного экземпляра распоряжения, но работник должен оставить на нем свою подпись как подтверждение ознакомления и согласия с текстом. Данный приказ является единственным законным основанием для временного отсутствия служащего на рабочем месте.

Также значительно упростилась процедура отчетности служащего. Для того чтобы подтвердить сроки пребывания в командировке, нет необходимости оформлять талончики убытия. Теперь достаточно предоставить проездные билеты в обе стороны.

Важно! Если работник предпочитает отправляться в дорогу на личном транспорте, то есть без возможности получения подтверждающих бумаг, то и в этом случае можно с легкостью подтвердить дни пребывания  в отъезде. Нужно собрать и предоставить чеки и квитанции об оплате услуг, которые осуществлялись по дороге в обе стороны с отображением данных о населенном пункте.

Отчетности

Не может и не радовать тот факт, что в силу новых изменений, служащие более не обременены необходимостью подачи письменных обширных отчетов о выполненном труде. Каждый работодатель может самостоятельно запрашивать отображение результатов в приемлемом виде. Это может быть даже устный рапорт. Но, что касается финансовой стороны вопроса, то здесь, увы, одними словами не справиться.

Выдача руководством приказа является основанием для предварительной выдачи малой суммы служащему на командировочные затраты, поэтому распоряжение руководства передается в бухгалтерию, работники которой выдают сумму аванса. По возвращению из поездки предстоит письменно и подробно отчитаться обо всех затратах. И алгоритм, как правильно заполнить авансовый отчет по командировке, включает такие правила:

• письменное и детальное отображение всех затрат;
• подкрепление своих слов чеками, квитанциями, официальными выписками;
• все затраты должны быть выполнены исключительно в период времени, который отводился для командировки.

Если затраты превысили размер аванса, то бухгалтер готовит документы, на основании которых происходит компенсация служащему личных затраченных средств. При этом, деньги должны поступить на личный счет работника вместе с последующей заработной платой.

Компенсация

Законодатель не ограничивает перечень затрат, которые подлежат обязательному возмещению, но фиксирует, что оплатить должны все финансовые потери, направленные на выполнение в командировке служебных обязанностей.

В частности, к таким затратам можно отнести:

• проезд;
• проживание;
• суточное пособие;
• питание;
• оплата дополнительных услуг или товаров, список которых в обязательном порядке должен был быть оговорен с руководством предприятия.

Что интересно, то данные виды денежной компенсации служащему не подлежат налогообложению. Только, если был превышен лимит допустимых затрат, то будет отнят налог. Максимальная сумма суточных затрат внутригосударственных поездок составляет 700 рублей, а необходимость пребывания за границей оценивается в 2,5 тысячи рублей (но при поездках за пределы РФ, аванс выдается служащему в иностранной валюте по курсу Сбербанка России).

https://youtu.be/inzI4-P5jUo

Особенности

Есть несколько нюансов, с которыми может столкнуться гражданин, находящийся в командировке от основного места работы. Прежде всего, это касается распорядка дня, а также чрезмерной занятости. Согласно действующему законодательству, все сверхурочные часы работы должны быть компенсированы или же денежным вознаграждением, или же дополнительными отгулами. И командировка не является исключением.

Поэтому после возвращения к труду на предприятия, подавая документы для командировки и ее компенсации, необходимо дополнительно присоединить свой письменный отчет, в котором будут указаны все факты чрезмерной работы (длительность, вид занятости, выполняемый труд). Не лишним будет добавить доказательства.

От болезни никто не застрахован, поэтому случаются обстоятельства, в силу которых приходится продлевать длительность отъезда. Но это необязательная мера, работодатель может самостоятельно прекратить командировку, направить другого сотрудника или отложить выполнение задачи до выздоровления уже поехавшего лица. И, дабы не тянуть время до последнего момента, нужно, как можно раньше, сообщить на работу о возникшем заболевании.

Алгоритм действий администрации фирмы при болезни откомандированного сотрудника включает следующие действия:

• уточнение заболевания и ориентировочных сроков лечения, по истечении которых работник сможет приступить к выполнению поставленных задач;
• выдача соответствующего приказа о временном приостановлении командировки, а затем о ее возобновлении;
• отображение в табеле учета рабочих дней периода нетрудоспособности, а также суток, проведенных в отъезде;
• сбор всех отчетов, в том числе и листа нетрудоспособности;
• расчет суточных в командировке, сопутствующих затрат, а также оплата больничного листа.

Необходимость отправить сотрудника в отъезд может возникнуть в любой момент производственной деятельности, в том числе, и в выходной день или в дни государственных праздников. В таком случае, привлечение служащего к труду может происходить в общем порядке. То есть, необходимо получить письменное согласие на поездку самого работника, который не обязан соглашаться на использование личного, законного выходного на дорогу по служебным делам.

Также в особом порядке происходит и компенсация всех финансовых затрат, связанных с поездкой, поэтому работник может рассчитывать на увеличенные выплаты заработной платы и командировочных.