Правильное оформление документов для командировки в 2018 году

Статья рассказывает, как правильно составить документы для командировки в 2018 году, разъясняет, какие нюансы нужно учитывать.

Документы для командировки

Правовое регулирование

Правовое регулирование оформления командировокИзменился порядок оформления командировок. Теперь для оформления рабочей поездки требуется минимум документов.

2 основных акта, регулирующих оформление командировок:

  • постановление Правительства № 749 датировано октябрем 2008 года;
  • постановление Правительства № 1595 утверждено в декабре 2014 года. Кстати, этим правовым актом упразднено оформление удостоверений.

Важно! Теперь компания сама решает, заполнять или нет журнал командированных работников. Официально такая обязанность отменена Правительством. Постановление № 771 датировано июлем 2015 года.

Как правильно оформить рабочую поездку

Форма № Т-9аКогда специалиста отправляют в поездку, можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. С образцами можно ознакомиться в постановлении № 1, датированном январем 2004 года. Нет желания использовать учетные формы, разработайте свои. Для оформления командировки можно поменять или скорректировать бланки. Когда назначается командировка на 2018 год документы можно утвердить локальным актом.

Таблица документации для оформления рабочей поездки

Название актаОсобенности составления
ПриказИспользуется форма № Т-9а. Пишется должность, имя, фамилия и отчество сотрудника. Указывается место командировки, срок пребывания. Бухгалтерии потребуется немного скорректировать образец, убрать из него упоминание о служебном задании. В приказе на сотрудника также указывается цель поездки и основание для поездки. Например, основанием является служебная записка либо договор, заключенный с контрагентом.
Табель учета рабочего времениТабель заполняется, чтобы зафиксировать, сколько времени будет отсутствовать сотрудник. Командированным специалистам компенсируется средний заработок. Поэтому нужно точно знать, сколько времени сотрудника не будет на предприятии. Иначе не получится сделать начисления. Для командируемых работников используется отдельный код. Пишется код К.

Символы РВ обозначает, что человек, находясь в поездке, трудился в рабочий день. Необходимо написать количество рабочих часов, если руководитель распорядился о работе на выходных. Труд по выходным дням оплачивается в двойном размере (статья  153  Трудового кодекса).

Авансовый отчетДоклад оформляется после поездки. Нужно пояснить,  сколько денег было потрачено, пока специалист отсутствовал на предприятии. Отчетность позволяет держать под контролем расходы. Каждую трату нужно подтвердить обязательным документом. Поэтому во время поездки собираются чеки, квитанции, билеты. Нужно использовать форму № АО-1.

После того, как бухгалтер получит отчет, сотруднику компенсируются траты. Когда документы корректно оформлены, траты можно отражать в финансовой политике компании.

Как доказать затраты

Служебная записка, подтверждающая расходы на проезд в командировке на личном транспортеДокументами подтверждается, сколько времени провел человек в поездке. Не все едут на поезде или летят на самолете. Зачастую работники путешествуют на собственном автомобиле или мотоцикле. Перед поездкой пишется служебная записка, где пишется срок отсутствия. Составление записки допускается в произвольной форме. Вместе с оправдательными справками записка представляется руководителю фирмы. Записку нужно приложить к авансовому отчету.

В заграничной командировке также нужно собирать подтверждающие документы. Время пребывания за границей проверяется по отметкам, сделанным в паспорте. Для подтверждения рабочей поездки нужно отксерокопировать паспорт с отметками. Документы для командировки в 2018 году по странам СНГ ­– это проездные документы. По билетам проверяется дата пересечения границы.

Нюансы

Отчет о командировкеЕсть группа работников, обязанности которых носят разъездной характер. Например, курьеры. Отдельное документирование для поездок не требуется. Приказ оформляться не должен. Правило утверждено ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса.

Для оформления поездки организация может оформить удостоверение. Отсутствие удостоверения у сотрудника нарушением не является. Ранее были нужны удостоверения, чтобы показать дату отъезда к месту назначения и дату выезда.

От работников также не требуется составление отчета о поездке. Отсутствует необходимость писать задание для работников и проверять его выполнение.

Руководитель вправе утвердить собственный порядок по учету документов для поездок. Такая возможность предоставлена ч. 1 ст. 7 Трудового кодекса.  Сотрудниками оформляются те документы, которые утвердил работодатель.

Основанием для заполнения дополнительной документации на командировку является акт, принимаемый на предприятии.

Итак, какие документы утвердил руководитель, такие и придется заполнять работникам. Если имеется локальный акт, то заполняется удостоверение и служебное задание.

Отчетность после поездки

Договор на оказание гостиничных услугКомандировочные на работников платятся, только если представлены все оправдательные документы. Чтобы получить компенсацию, придется отчитаться за каждую трату. Нужны документы, подтверждающие проживание по отелям, гостиницам. Если документы составлены неправильно или отсутствуют, бухгалтерия откажется возмещать расходы по командировке.

Таблица отчетных документов после командировки

Название документаОсобенности оформления
Договор о наймеНеобязательно занимать гостиничный номер, можно снять комнату или квартиру. Договор составляется согласно требованиям главы 35 Гражданского кодекса.
Договор на оказание гостиничных услугДоговор должен соответствовать требованиям, утвержденным постановлением Правительства № 1085 от 09.10.2015. Пишется наименование исполнителя, сведения о регистрации в ЕГРЮЛ. Указывается категория номера, перечень услуги и их стоимость. Уточняется время выезда и заезда.

Документы о проживании должны быть составлены правильно. Если человек потеряет билеты, то период командировки будет уточняться по договорам о проживании.

Порядок оплаты

Перед отъездом сотрудник получает аванс. После проживания гостиница выдает приходный кассовый ордер или кассовый чек. Чек передается бухгалтерии для оплаты. Правила оформления оправдательных справок утверждены постановлением Правительства № 1085.

Аренда квартир также является распространенным способом проблемы с жильем на время путешествий. Расписка от наймодателя подтвердит оплату найма жилья.

Совпадение рабочей поездки с днями отдыха

Совпадение рабочей поездки с днями отдыхаНередко поездка работника захватывает выходные дни.  Возникают вопросы по оплате.

3 случая совмещения командировки с выходными:

  1. Рабочая поездка длится несколько дней, захватывает выходные.
  2. Заранее предполагается, что сотрудник будет исполнять должностные обязанности по выходным.
  3. Приказ не включает выходные дни, однако дата приезда или отъезда приходится на нерабочий день.

Для каждого случая имеются свои варианты оплаты.

3 нюанса оплаты нерабочих дней в рабочей поездке:

  1. Если специалист отдыхает в выходной, то никакие дополнительные выплаты или отгулы не полагаются.
  2. Когда человек трудится по выходным, эта информация должна обязательно отражаться приказом. При этом сотрудникам полагается отгул либо двойная оплата (ст. 153 ТК РФ).
  3. Выезд или возвращение из рабочей поездки в выходной день дает право на двойную оплату. Поскольку отсутствует детальное регулирование оплаты, имеет смысл урегулировать локальным актом финансовые вопросы.

Локальный акт нужен, чтобы решить все серьезные вопросы: как оплачивать отработанное время, алгоритм оплаты. Решить, что брать за основу: оклад или среднюю ставку. Так же можно обговорить иные важные вопросы.

Резюме

  1. Документы на командировкуДокументальное оформление командировок значительно упростилось. Можно заполнить учетные формы или разработать свои образцы.
  2. Условно можно поделить документацию на две группы: распоряжения для направления в командировке и бухгалтерские или финансовые документы на командировку о выделении денежных средств.
  3. Важно правильно составить распоряжение, корректно учесть рабочее время в табеле.
  4. Если руководитель посчитает необходимым, то может утвердить дополнительную документацию. Для этого необходимо издать внутренний акт.
  5. Для получения оплаты важно сохранить документы о поездке и оплате проживания. Отсутствие документов или неправильное оформление является причиной для отказа в оплате.

Читайте также  Особенности оформления и выплаты суточных при командировке за границу
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации