Отличия служебной поездки от командировки

Серьезные отличия касательно порядка оплаты, бухгалтерского документооборота, налогообложения имеют между собой командировка и служебная поездка. В силу специфики деятельности организации, предприятия, у его сотрудников появляется необходимость осуществлять связанные с выполнением своих служебных и должностных обязанностей разовые или постоянные поездки в другие регионы и населенные пункты. Статья поможет разобраться, чем постоянная работа, носящая разъездной характер отличается от командировки.

Что означает работа по разъезду

Предприятие, где каждый сотрудник выполняет закрепленные за ним определенные обязанности согласно трудовому договору, считается местом его постоянной работы. К понятию служебной поездки относят выполнение сотрудником компании своих обязанностей на постоянной основе вне места основной трудовой деятельности. На некоторых предприятиях есть трудящиеся, у которых работа связана с постоянным передвижением:

• коммивояжеры;
• водители автотранспорта;
• экспедиторы;
• курьеры;
• контролеры;
• выездные мастера по вызову;
• торговые представители.

Для совершения недлительных выездов по городу или за его пределы не требуется специального распоряжения руководства, необходимость служебной поездки изначально оговаривается в трудовом договоре и должностной инструкции. К постоянной подвижной работе можно отнести деятельность стюардесс, машинистов железнодорожного транспорта, проводников поездов, чья профессия предполагает ведение трудовой деятельности в пути. Строители, геологи трудятся в полевых условиях.

Отдельным приказом руководства служебная поездка не оформляется, однако подготовка некоторой первичной документации все же понадобится: накладные, путевые листы, экспедиторские бумаги.

Выездная работа по поручению руководства

Чтобы определить, в чем различие разъездного характера работы и разовой командировки, следует четко разделять эти два термина:

• служебная поездка предполагает регулярное ведение трудовой деятельности на выезде;
• командировки оформляются по приказу руководства предприятия для выполнения конкретного служебного задания (поручения) не по месту основной работы.

Существует ряд законодательных требований, соблюдать которые необходимо каждому работодателю, имеющему намерение отправить сотрудника в командировку. Нарушение установленных правил влечет за собой немалые штрафы вплоть до приостановления деятельности предприятия. Гарантии, предоставляемые работнику и закрепленные в Трудовом кодексе:

• постоянное место работы сохраняется за сотрудником;
• утвержденный средний заработок подлежит сохранению;
• понесенные в связи с поездкой расходы подлежат возмещению.

Кроме того, закон запрещает в командировки отправлять несовершеннолетних граждан и будущих мамочек, а женщин, у которых дети не достигли 3-х летнего возраста разрешено отправить в поездку только с их обязательного письменного согласия. Каков же алгоритм действий администрации при отправлении работников предприятий в служебные командировки, какие для этого необходимо подготовить документы:

• Руководство предприятия принимает решение о направлении своего работника в служебную командировку.
• Подготавливается специальное служебное задание, где достаточно подробно излагаются цели планируемой поездки, подписывается руководителем. По прибытию на свое рабочее место после командировки сотрудник пишет полный отчет о проделанной работе (в том числе посещение различных презентаций, выставок, поиск нужных клиентов, проведение переговоров), заполняя соответствующую графу в документе. После проверки на отчете делается соответствующая отметка, документ подписывается руководителем структурного подразделения с проставлением даты.
• Именно вышеуказанное задание служит основанием для своевременной подготовки приказа о направлении работника во временную служебную командировку. После донесения информации до сведения командированного на приказе проставляется соответствующая отметка.
• Готовится и выдается командировочное удостоверение, текст которого обычно почти полностью совпадает с приказом о командировке. В документе обязательно должны быть указаны: дата, время прибытия в установленное место и отъезда из него. Если целью командировки является посещение нескольких организаций, дата, время прибытия в каждую из них и отъезда проставляется обязательно. Четкое соблюдение всех формальностей поможет определить фактический период времени нахождения в поездке и правильно рассчитать размер компенсации. В тех случаях, когда представитель предприятия направляется не в конкретную организацию, а лишь с целью ознакомления с рынком товаров и услуг, поиска информации и возможных контрагентов, достаточно ограничиться приказом, командировочное удостоверение выдавать не имеет смысла.
• Сотрудник должен сохранить все документы, подтверждающие расходную часть поездки, к которым можно отнести: проездные документы (подтверждение транспортных расходов), оплата за проживание, различные представительские расходы, связанные с целью командировки и т.п. Все эти документы предоставляются в бухгалтерию предприятия. Заполняя авансовый отчет, сотрудник перечисляет все понесенные в связи с командировкой расходы (суточные входят в общую сумму) и реквизиты документов, подтверждающих эти траты.
• На каждом предприятии обязательно ведется журнал учета командировок.

Важно помнить! Работа, связанная с постоянными разъездами, квалифицируется как служебная поездка, отличие ее от командировки в том, что в последнем случае имеет место разовый выезд специалиста по прямому приказу руководства для осуществления трудовой деятельности.

Есть такие должности, которые предполагают периодические служебные поездки, при этом свою основную работу работники делают в помещении офиса. К таким относятся:

• менеджеров по продажам;
• IT-специалистов;
• сотрудников по наладке оборудования;
• специалистов – маркетологов.

Подобные поездки можно отнести как к служебным, ведь они входят в повседневные должностные обязанности сотрудников и связаны с разъездным характером, так и к командировкам, поскольку свое основное рабочее время трудящиеся проводят в конкретном офисном помещении.

Отличаются друг от друга понятия служебная поездка и командировка некоторыми характерными особенностями:

• служебная поездка работника связана с выполнением своих обязанностей в постоянных разъездах, нахождением в пути или с работой представителей определенных профессий в полевых условиях;
• командировка предполагает разовый временный выезд работника за пределы основного рабочего места для выполнения своих должностных обязанностей по прямому приказу руководства.

Предприятие (предприниматель) обязаны полностью возместить сотруднику все затраты, связанные с командировкой или служебной поездкой при условии наличия подтверждающих эти расходы квитанций и платежных документов. Для разъездной работы размеры компенсаций устанавливают в трудовом договоре, иных документах предприятия. Для возмещения затрат по командировкам при выезде в пределах РФ или за рубеж – федеральными законами РФ.

На сегодняшний день обязательные утвержденные нормы расходов остались только у бюджетников, внебюджетные организации определяют размеры возмещаемых расходов, связанных с командировками на свое усмотрение и закрепляют локальными актами.