Правила заполнения авансового отчета по командировке

Трудоустроенным гражданам может потребоваться знать, как правильно заполнить авансовый отчет по прошедшей командировке. Компания, отправляющая человека в поездку, обязана выдавать средства для путешествия. Получить их можно как аванс, размер которого будет определён по примерным расчетам. По возвращении сотрудник обязан будет представить полный отчёт по поводу своих расходов, который может превысить аванс или оказаться меньше выданных средств.

Авансовый отчет

Правила заполнения

Авансовый отчетСоставление авансового отчета по командировке необходимо для бухгалтерского учёта, чтобы знать, какое количество средств необходимо выдать физическому лицу. Заполнение данной официальной бумаги является обычным делом, но всё же следует знать, что именно пишется и кем. Потому как люди, которые ещё не ездили в командировку, могут не знать основные правила.

Сразу отметим, что составляет его человек, который был в деловом путешествии, а также сотрудник бухгалтерии. Потребуется обязательно составить список документов, которые прилагаются, и все они касаются расходов. Обязательно необходимо указывать конкретные суммы, разбив их на соответствующие категории. Если приходится впервые создавать данную официальную бумагу, то тогда лучше иметь перед глазами образец, чтобы не допустить ошибок.

Как только человеку удастся оформить авансовый отчет по командировке, потребуется направить его в бухгалтерию. Там проверят правильность заполнения, а также подсчитают указанные суммы и сверят с квитанциями, чеками. Уже из этого будет сделан вывод, хватило человеку выданного аванса или нет.

Довольно часто выданные командировочные заканчиваются раньше времени, и человеку уже приходится платить из своего кармана. Но не стоит переживать об этом, потому как всё будет возмещено, если, конечно, растраты были обоснованными и касались дела. Потому как если человек решил посетить, к примеру, бассейн или бар, то тогда за это придётся платить самостоятельно.

Важно! Будет подсчитана разница между выданной суммой и израсходованной. Человеку вернут те деньги, которые пришлось ему отдать из своего бюджета, но для этого обязательно нужно представить квитанции.

Может случиться и такое, что наоборот уйдёт меньше денег, чем было выдано. Потому как довольно сложно подсчитать расходы, так как трудно предсказать, на что и сколько человек станет тратить средств. Если вдруг осталась сумма от аванса, то человек не имеет права оставить её себе. Придётся отдать разницу в кассу организации, потому как деньги выдавались именно на деловую поездку, которая уже закончилась.

Читайте также  Процедура оформления командировки день в день

Так же отметим, что оформление отчёта должно произойти не позже, чем спустя три дня после возвращения в город. Поэтому не следует откладывать данную задачу на потом, иначе произойдёт нарушение законодательства.

Документы

Авансовый отчетНеобходимо знать не только, как оформить авансовый отчет, но и какие документы следует приложить. Потому как без них нельзя будет считать отчёт действительным. Обязательно нужно на протяжении всей поездки сохранять квитанции и другие бумаги, касающиеся расходов. Потому как все они в итоге пригодятся.

Отдельно отметим, что можно выделить четыре вида расходов:

  1. Суточные. Они начисляются на все дни вперёд, как правило, для поездок по России сумма за сутки составляет от 400 до 700 рублей. Если же путешествие за границу, то тогда сумма в день будет примерно от 1 000 до 2 500 рублей. Каждая компания сама определяет размер, но если он выше максимальной нормы, установленной законодательством, то тогда придётся платить налог с разницы в размере 13%.
  2. Проезд. Речь идёт как о дороге до нужного пункта, так и передвижении на общественном транспорте. Если человек будет вызывать такси за счёт организации, то понадобится обосновать необходимость в нём в записке.
  3. Аренда жилища. Это может быть как номер в гостинице, так и съём комнаты или квартиры. Во втором случае потребуется договор аренды, а также роспись владельца имущества о получении денег.
  4. Другие. Потребуется разрешение от компании на расходы, не связанные с предыдущими услугами.

Для отчетности нужно сохранять все квитанции и билеты, касающиеся вышеперечисленных вещей. Исключение составляют суточные выплаты, их нет нужды подтверждать. Остальные же документы обязательно потребуются.

Информация в отчёте

Авансовый отчетТеперь подробнее разберёмся, как нужно заполнять авансовый отчет по командировке. Должна присутствовать определённая информация, которую можно найти в образце. Отметим, что есть установленный бланк, который придётся заполнять. Оформляется поездка за границу точно так же, как и по России.

Обязательно должны быть данные о компании, которая направила в командировку. Так же необходимы сведения о подопечном, в их число входят фамилия, имя и отчество, должность и табельный номер. Далее потребуется сослаться на целевое назначение получаемых средств.

Читайте также  Принципы заполнения табеля учета рабочего времени

Когда составляется отчет, обязательно необходимо писать размер выданной суммы. Далее нужно перечислить документы, которые прилагаются как доказательство расходов. В конце ставится подпись человека, который сделал отчёт.

После заполнения формы нужно готовый образец направить в бухгалтерию. Там уже проверят, всё ли правильно написано и присутствует ли вся необходимая информация. Потому как если имеются ошибки, то тогда придётся уточнять, как заполнить авансовый отчет, а затем его переделывать. Поэтому лучше использовать пример, чтобы не пришлось тратить время на переоформление.

Если же  с бумагой всё в порядке, то тогда человеку погасят расходы, которые будут сверх аванса. Либо придётся в бюджет организации вернуть неиспользованные средства. Но в любом случае будет произведён расчёт в зависимости от ситуации.

Отметим, что когда руководитель отправляет работника в деловую поездку, то он гарантирует не только сохранение рабочего места, но и покрытие расходов, связанных с путешествием. Помимо этого, обязательно будет выплачиваться заработная плата. Начисляться она будет в зависимости от среднего суточного дохода. А получить её можно будет в обычном порядке.

Если же человек находится в отпуске, когда ему предлагают отправиться в командировку, то он имеет право отказаться. Но если согласится, то неиспользованный отпуск можно будет перенести на другое время. Дату следует обсуждать лично с начальством, и сделать это следует заранее. Так же есть возможность присоединить неиспользованные дни к следующему отпуску, чтобы продлить его.

Руководствуясь советами, как составить отчёт, удастся правильно оформить документ. Самое главное, указывать достоверную информацию, чтобы потом не возникло проблем из-за обмана. Если всё будет верно, и человек потратил в путешествии свои деньги, то он сможет их вернуть. Но для этого потребуется в течение трёх дней с момента официального возвращения подать отчёт в бухгалтерию и дождаться его подтверждения после проверки.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации