Процедура оформления командировки сотруднику компании в 2018 году

Вопрос, как оформить командировку сотруднику в 2018 году, актуален для многих организаций. Чтобы человек отправился в деловую поездку, оформляются специальные документы. Лучше процедуру пройти сразу, чтобы потом не пришлось решать возникшие проблемы. Также стоит подробнее разобраться, как именно проходит служебная поездка, а также рассмотреть сопутствующие моменты. Оформление для работника служебных командировок является важным процессом, поэтому необходимо детально его изучить.

Командировка

Изменения в законе

КомандировкаВ 2018 году изменились командировочные выплаты – это первое, на что работодатель должен обратить внимание. Существует конкретный лимит, с которого ничего не удерживается. Сейчас он составляет для поездок по Российской Федерации – 700 рублей, а для путешествий за рубежом – 2 500 рублей. Речь идёт о суточных выплатах, а не средствах за всю поездку.

Нет никаких ограничений по поводу того, какую сумму может начислить организация своему работнику. Поэтому командировки сотрудника могут оплачиваться по-разному, и это зависит от возможностей компании и расчета необходимого количества средств. Однако следует понимать, что если будет превышен установленный лимит, то тогда с разницы придётся платить страховой взнос.

Отметим, что оформление командировки в 2018 году происходит значительно проще, так как теперь нужно меньше документов. По обновленным правилам нет необходимости составлять служебное задание и специальное удостоверение для служебной поездки. Однако до сих пор некоторыми компаниями оформляется один из этих документов или оба, потому как не все учитывают произошедшие изменения.

Об однодневной поездке

КомандировкаНапомним, что за командировку в 2018 году будет считаться и поездка в другое подразделение компании. Она, как правило, занимает меньше одного дня. Для оформления используется стандартная схема, но есть одно важное отличие. Компания может заявить, что не оплачиваем суточные в данной ситуации. И на это организация имеет полное право.

Бывает и такое, что подобная поездка выпадает на выходной день. В этом случае начальству требуется согласовывать данный вопрос с работником.

Важно! Он может согласиться пожертвовать отдыхом, но за это потребует оплату в двойном размере. Либо за день могут начислить обычную зарплату, но взамен дать выходной тогда, когда человеку будет удобно.

Некоторым людям будет комфортнее поехать в другую компанию, точнее, подразделение, на своём автомобиле. Граждане по разным причинам не хотят использовать рабочую машину или иной транспорт для передвижения. Подобная возможность существует, но для оформления командировок необходимо будет вносить сведения об автомобиле человека, его регистрационный номер, марку. Также нужно указать, что используется личное транспортное средство, и для подобного следует отдельно издать разрешение.

Читайте также  Особенности и порядок документального оформления оплаты труда

Важно определить расходы, которые понесёт работник при передвижении на своей машине. В соответствии с законодательством, человек должен представить записку с подробным описанием затрат, которые касаются непосредственно поездки. Необходимо приложить квитанции, например, за стоянку или заправку машины. После этого компания будет обязана возместить убытки.

От налоговых служб можно услышать требование по поводу того, что необходимо оформить путевой лист. Потому как эта официальная бумага наглядно показывает ситуацию. Но составлять его не обязательно, достаточно будет докладной записки.

Зарубежная поездка

КомандировкаОформление командировок заграницу, на самом деле, почти не отличается от тех случаев, когда путешествие происходит исключительно по родной стране. Однако увеличится количество документов и расходов, касающихся поездки.

Потратить деньги придётся на:

  1. Транспорт, который необходим для поездки.
  2. Аренду жилища, как правило, гостиницы.
  3. Суточные взносы.
  4. Средства, потраченные на получение визы и заграничного паспорта.
  5. Различные государственные сборы, которые предусмотрены странами.

Опять же, чтобы организация могла выдать деньги и потом ни к чему не придралась, сотрудник должен сохранять все документы, подтверждающие трату средств. К ним относятся билеты, расписки, квитанции, чеки. Их нужно будет предъявить в течение трёх дней после возвращения.

Что касается документов, то установлен определённый перечень. О нём обязательно нужно знать тем, кто интересуется, как правильно оформить командировку. Если хотя бы одной официальной бумаги не будет, то это может повлечь за собой проблемы. Ведь человека попросту могут не пропустить в страну.

Список официальных бумаг:

  1. Приказ о направлении в поездку по службе. Именно он является основным документом, который подтверждает факт командировки. К нему нужно приложить служебную записку по поводу нужды отправить человека за рубеж по делу.
  2. Может потребоваться оформлять служебную записку по поводу использования личного транспорта. Обязательно отдельно должно быть разрешение. Данный документ не нужен, если человек не будет использовать свой автомобиль.
  3. Проездные документы, которые докажут срок и время путешествия.
  4. Чеки, которые подтвердят, что человек арендовал жильё.
  5. Работник должен составить отчёт по поводу своих растрат, связанных с поездкой. Обязательно необходимо приложить чеки.
Читайте также  Преимущества и недостатки оформления в Сбербанке накопительной части пенсии

Компания может дополнительно в свой перечень включить такие бумаги, как командировочное удостоверение и служебное задание. Как уже говорилось, нынешний порядок оформления для работника командировки не требует этих документов. Однако если организация их просит, то тогда нужно будет составлять.

Важно всё делать строго по инструкции, чтобы потом человек или компания не столкнулись с проблемами. Однако если сотрудник из одной командировки не привезёт чеки, то тогда возникнут проблемы с погашением расходов, так как их будет сложно доказать. Именно поэтому нужно внимательно относиться ко всем мелочам, и тогда командирующей компании, как и самому работнику, не придётся решать возникшие трудности.

О поездке в период отпуска

Нынешнее законодательство предполагает, что сотрудник старше 18 лет может быть вызван из отпуска для служебного задания. Однако сделано это может быть только с согласия человека, и одного желания работодателя будет недостаточно. Обязательно нужно придерживаться определённой схемы действий, чтобы данный процесс являлся законным.

Что делать:

  1. Нужно непременно направить человеку образец уведомления, в котором указана причина, по которой отозвали с отдыха.
  2. Если сотрудник согласится, то тогда нужно издать приказ по поводу отзыва из отпуска. Также следует указать причины и приложить такие официальные бумаги, как согласие работника и служебная записка.
  3. После этого нужно по обычной схеме отправить в командировку.

Человека можно заверить, что те дни, которые не удалось потратить на законный отпуск, сохранятся за ним. Поэтому можно не переживать, что не удастся отдохнуть. Человек имеет право использовать их в этом году либо присоединить к отпуску в следующем, в зависимости от желания.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации