Особенности оформления и выплаты суточных при командировке за границу

При командировке за границу в 2018 году начисляются суточные в определенном размере. Данные выплаты положены ежедневно, и человек их может использовать для основных нужд – например, для питания и поиска жилья. Каждая компания ведет свой расчет для определения суммы, при этом полезно ориентироваться на законодательство. Сотруднику следует знать, примерно в каком размере он получит суточные, а также то, на что их сможет использовать.

Командировка за границу

Порядок выплаты

Суточные при командировке работника за границу Суточные при командировке работника за границу положены на каждый день, который он проведет в зарубежной поездке. Причем начисляться они будут даже в выходные и праздничные периоды. Для подтверждения реального срока командировки используются проездные документы – например, билеты на самолет. Если они потеряны, допускаются документы о проживании (об аренде жилплощади).

Сотруднику положено выплачивать аванс, если планируется путешествие за границу по делам. В данную выплату входят деньги, предназначенные для разных нужд. Включены средства за проезд, непосредственно за самолет или поезд, а также за общественный транспорт для передвижения по городу. Выделяются финансы на аренду комнаты или номера в отеле. Обязательно будут суточные, и они могут быть потрачены, например, на питание.

Сумма, выделенная для заграничной поездки, фиксируется. Иногда человеку не хватает выданных денег – в этом случае ему придется тратить личные средства. Если они были использованы для деловых нужд, а не для развлечения, то компания компенсирует расходы. В том случае, когда аванс был потрачен не весь, остаток нужно вернуть организации.

Все расходы за границей должны подтверждаться чеками, квитанциями и другими документами о трате средств. Однако суточные нет необходимости как-либо доказывать. Остальные же расходы нужно указать в авансовом отчете, подтвердив их документами.

Размер

Налогообложение командировочныхМногие компании интересуются вопросом, как рассчитать средства для командировки. Конечно, необходимо отталкиваться от конкретной ситуации, так как в разных странах свои цены. Однако следует знать установленные нормы, потому что суммы, которые выше их, облагаются налогом.

Законодательством зафиксирован следующий размер:

  • если человек отправляется в поездку по Российской Федерации – 700 рублей;
  • при загранкомандировках – 2500 рублей.
Читайте также  Порядок оплаты командировки в выходной день

Организация может начислить как больше денежных средств, так и меньше. Однако не следует назначать слишком маленькую сумму, потому что ее может не хватить. Рекомендуется использовать в качестве минимума для заграничных командировок 1000 рублей в сутки. Причем в эту сумму не входят аренда жилища и передвижение.

При подсчетах нужно определить дневную сумму. Ее потребуется умножить на то количество дней, в течение которых человек будет находиться за рубежом. Например, компания готова платить по 2000 в день, при этом поездка продлится 5 суток. Выходит, что суточные за всю командировку составляют 10000 рублей. Обратим внимание, что речь идет о заграничной поездке, а сумма для путешествия на территории Российской Федерации в 2-3 раза меньше.

Важно! Если путешествие длится меньше 24 часов, суточные не нужно начислять. Но если срок дольше, пусть даже 25 часов, то данная выплата должна быть.

Организация может превысить норму командировочных денег – например, будет платить 3000 рублей в день. В подобной ситуации будет применено налогообложение. Но им облагается только разница между установленной нормой и итоговой суммой: необходимо от 3000 рублей отнять 2500, и 500 рублей подвергаются налогообложением. От них придется 13% отдать государству, потому что суточные тоже являются видом дохода.

Возмещение расходов

Авансовый отчет после командировкиЕсли человек не смог уложиться в отведенную сумму, он должен обосновать, почему пришлось потратить больше денег. Для этого следует использовать чеки, чтобы организация видела, за что были отданы средства.

Человеку нужно составить авансовый отчет по поводу своих расходов, указав в нем все, на что были потрачены деньги (посещение кафе, вызов такси, использование общественного транспорта, перелет и т. д.). К каждому пункту прикладывается соответствующая квитанция – так компания убедится, что сотрудник указал верную сумму.

Организация обязана погашать только те расходы, которые напрямую касаются деловой поездки. Начальство вправе отказать в компенсации, если сотрудник решил сходить в ресторан или в бассейн. Работник имеет право посещать развлекательные учреждения или как-либо иначе проводить свободное время в командировке, однако ему придется платить за это самому.

Читайте также  Оформление больничного листа по уходу за ребенком до 7 лет, от 7 до 15 лет

Авансовый отчет подается в течение трех суток после возвращения на работу. За это время человек должен заполнить специальный бланк и отдать его руководителю. В бухгалтерии проверят сведения о расходах и решат, нужно доплатить или вернуть себе часть денег.

Оформление командировки

Нельзя отправлять в командировку несовершеннолетних работниковУ каждой компании может возникнуть необходимость отправить сотрудника в командировку. Причиной для этого может стать, например, международная конференция, выставка, переговоры с другой организацией. Сначала нужно убедиться, что конкретного сотрудника можно отправлять в деловую поездку.

Напомним, что в командировку нельзя направить:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних работников;
  • матерей, у которых детям нет 3-х лет (допускается отправлять в деловое путешествие с согласия женщины);
  • отцов-одиночек, у которых дети до 3-х лет (тоже можно направить только с согласия);
  • людей, ухаживающих за больным родственником или инвалидом;
  • граждан, работающих на ученическом соглашении;
  • человека, находящегося в отпуске (допускается только с его согласия, но неиспользованные дни отдыха перенесутся на другое время).

Если выбранного сотрудника можно отправить заграницу, подается докладная на имя директора от руководителя отдела. Далее составляется приказ по поводу командировки, указываются страна и адрес компании. После этого происходит оформление необходимых документов и выдача аванса.

Человек будет получать не только суточные, но и заработную плату. Ее размер зависит от его среднего дохода в день. Когда приходится работать в выходные дни, оклад будет двойным. Главное, чтобы трудовая деятельность в праздники фиксировалась документами. По возвращении с помощью бланка учета рабочего времени человеку в бухгалтерии насчитают заработную плату. Если он своевременно подаст необходимые документы, в том числе квитанции, то вопросов и проблем не возникнет.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации