Нюансы оформления документов при приеме сотрудника на работу

Статья рассказывает, какие особенности имеет оформление документов при приеме на работу, разъясняет тонкости законодательства.

Оформление на работу

Правовое регулирование

Порядок трудоустройства детально регламентируется Трудовым кодексом. При устройстве в компанию соискатель  должен предоставить паспорт, диплом об образовании, СНИЛС. Для отдельных категорий служащих устанавливаются дополнительные документы.

Бланки трудовых книжек нельзя заполнять произвольно. Инструкцией четко определяется, как вносить информацию. Обязательно указывается основание: дата и номер приказа.

Ошибки при оформлении крайне нежелательны, поскольку у человека возникнут проблемы с назначением пенсии. Если не проставлен номер или дата приказа, то придется подтверждать стаж дополнительными справками. Прием на работу ведется по трудовой книжке. Поэтому записи делаются для всех сотрудников. При оформлении совместителей записи делаются по их желанию.

Документальное оформление предполагает, что человек должен поставить подпись в Книге учета движения бланков. Этот журнал позволяет отслеживать документооборот.

Важно! Не допускаются подтирания и зачеркивания в бланках. Если запись заведена неверно, то она признается недействительной. В некоторых ситуациях приходится заводить новый бланк.

Кроме того нужно заполнить иные документы.

Алгоритм трудоустройства

Оформление на работуОформление сотрудника должно производиться в определенной последовательности.

6 действий для оформления сотрудников:

  1. Проверить документы. Нужно, чтобы диплом соответствовал должности, на которую устраивается работник.
  2. Ознакомить человека с внутренними актами.
  3. Распечатать трудовой договор.
  4. Дать подписать договор специалисту. Один экземпляр так и остается у сотрудника. Второй хранится в отделе кадров предприятия.
  5. Издать приказ. Информация в приказе и трудовой книжке должна совпадать.
  6. Заполнить Личную карточку специалиста.

Дополнительные документы являются обязательными для некоторых должностей. Так, при приеме на государственную службу от соискателей требуется справка о том, что они не числятся на учете в психоневрологическом диспансере.

Если при устройстве сотрудника на работу документов не будет, то вполне обоснованным будет отказ в подписании контракта.

Когда принимают на работу сотрудника, просят написать заявление на имя руководителя. Однако такой документ не входит в перечень необходимой документации для приема на работу.

Читайте также  Особенности оформления перевода с основного места работы на совместительство

Внутренние акты компании

Каждое предприятие утверждает свои акты. К ним относятся правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, правила пожарной безопасности. Необходимо ознакомить каждого специалиста с внутренней документацией. Кадровиками используется несколько способов ознакомления, когда оформляется человек в компанию.

Можно получить автограф специалиста непосредственно в журнале или собрать подписи на специальном листе ознакомления.

Лист необходимо прошить и подколоть к основному журналу. Документирование должно осуществляться таким образом, чтобы не ухудшать права трудящихся по сравнению с Трудовым кодексом.

Нюансы оформления

Оформление на работуДокументы о приеме сотрудника на работу обязательно включают трудовое соглашение. Здесь обговариваются права и обязанности сторон, ответственность за нарушение закона. Определяется должность и структурное подразделение, куда принимается специалист. Приступить к работе человек должен на следующий день после подписания контракта. На экземпляре, который остается в кадровой службе специалист пишет, что свой экземпляр на руки получил.

Затем издается распоряжение. Здесь также необходимо получить подпись специалиста. Распоряжение издается по унифицированной форме. Бланки утвердил Госкомстат. Когда принимается один сотрудник, то действует форма № Т-1. Если нужно принять нескольких работников, действует бланк № Т-1а.

Важно соблюдать сроки оформления документов. Приказ не может быть датирован более поздней датой, чем был принят на работу специалист.

Если кадровые документы оформлены некорректно, то компании придется платить штрафы согласно административному законодательству.

Для каждого специалиста заводится личная карточка. Нет точных указаний о сроках внесения записей в этот документ. Ознакомить с первой записью необходимо не позднее трех дней от даты трудоустройства. Также необходимо получить подпись в случае перевода на другую должность, увольнения. Бланк карточки утвержден Госкомстатом.

Заполнение личного дела

Оформление  необходимых документов при приеме на работу не обходится без заполнения личного дела. Этот документ нужен для того, чтобы собрать в одном месте всю важную информацию о персонале. Необходимо обеспечить надежное хранение документов, защиту персональных данных. Ведь за разглашение персональной информации законом устанавливается ответственность.

Министерствами и ведомствами устанавливаются свои правила по ведению личных дел. Чтобы не возникало вопросов, как именно делать оформление, желательно закрепить правила локальным актом.

Читайте также  Ситуация, когда муж оформляет больничный по уходу за ребенком, если жена в декрете

Испытательный срок для работников

Оформление на работуПри приеме на должность сначала проверяются деловые качества. Средний срок для проверки составляет три месяца.

Принятие на постоянную должность осуществляется, если человек покажет, что может хорошо работать. Оформить правильно нужно контракт. В нем пишется, что специалиста устраивают с испытательным сроком.

Случается, что соискателя не устраивается такой порядок оформления документов. Он отказывается проходить испытательный срок. Тогда руководитель имеет полное право вообще отказаться от принятия специалиста.

Правда, из правила есть исключения. Не для всех специалистов допускается ставить условия об испытательном сроке. Правила предусматривают, что беременным женщинам нельзя ставить условие об испытании. Выпускники учебных заведений, которые ранее нигде не работали, также должны сразу быть приняты на постоянную должность.

Выполнение трудовых обязанностей несовершеннолетними должно корректно оформляться. Испытательный срок юным специалистам ставить запрещено. Деятельность на испытательном сроке не должна длиться более трех месяцев. Сроки увеличиваются для руководящего персонала. Время, когда проверяется работа специалиста, увеличивается до шести месяцев для руководителей и главных бухгалтеров.

Для сезонной работы документы оформляются с условием о двухнедельном испытании деловых качеств работника.

Временная нетрудоспособность может наступить в любое время. Человек может заболеть, оформившись на должность. В этом случае время испытания увеличивается.

Пример. Дроздова А.П. устроилась бухгалтером в компанию «ПромПост». Она подписала договор. Установлено испытание сроком два месяца. Дроздова отработала две недели, затем заболела, оформила бюллетень. Через неделю выздоровела и вернулась к своим трудовым обязанностям. Время нетрудоспособности не засчитывается, срок испытания увеличивается на одну неделю.

Если деловые качества работника не устроят руководителя, то он имеет полное право расторгнуть контракт. Предупредить сотрудника нужно за три дня.

Сбор персональных данных

Менеджер по подбору персонала собирает персональные данные от соискателей. Получение сведений и распространение должно осуществляться строго в соответствии с нормами закона. Без согласия соискателя компании не должны работать с персональной информацией. За нарушение норм закона устанавливается ответственность.

Когда информация о работнике находится у третьих лиц, необходимо соблюдать следующий порядок. Получение сведений допускается, только при наличии согласия сотрудника.

Читайте также  Особенности прохождения собеседования при приеме на работу

Резюме

Прием каждого рабочего – это ответственный процесс. Он должен представить паспорт, диплом об образовании, СНИЛС, военный билет. Дополнительные требования устанавливаются правовыми актами.

Необходимо ознакомить сотрудника с локальными актами, внести сведения в трудовую книжку, заполнить Личную карточку.

Необходимо заранее сообщить специалисту, какие документы требуются для оформления.

На каждого работающего сотрудника заводится личное дело. Правила заполнения регулируются локальными актами.

Специалист кадровой службы обязан сообщить, каким документом регулируется охрана труда, пожарная безопасность на производстве.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации