Порядок составления объяснительной записки за прогул

За пропущенные часы и дни рабочего времени составляется объяснительная за прогул, которая сможет разъяснить произошедшее и мотивировать отсутствие работника на работе. От порядка её составления и содержащейся информации зависит, какое решение по такому нарушению трудовой дисциплины примет работодатель. Рассмотрим на примере прогула.

Объяснительная за прогул

Что представляет из себя объяснительная

Отдать объяснительную с пояснением руководителюПо сути, это служебный документ, объясняющий работодателю причины совершения какого-либо дисциплинарного проступка. Без его представления руководитель организации не вправе наложить взыскание на провинившегося человека.

Объяснительная за прогул является разновидностью кадровой документации и сдается в администрацию компании или соответствующий отдел.

Она готовится собственноручно работником на обычном листе или бланке организации и включает две части:

  1. Фактическую. Содержит изложение ситуации и подтверждает факт прогула.
  2. Объяснительную. В ней можно написать причины отсутствия на работе, а также основания и доводы, в какой-то мере оправдывающие такие действия.

Как правило, сотрудники кадровой службы настаивают на подготовке объяснений от руки, таким образом, пытаясь застраховать себя от отказа от авторства документа. В практике судов существуют случаи отказа сотрудников предприятия от его написания.

Каждая компания создает свой локальный регламент, устанавливающий её распорядок дня. Его нарушение может повлечь негативные последствия для работающего, а за систематическое его неисполнение довести до увольнения.

Отсутствие работника на предприятии больше 4 часов рабочего времени в один день уже квалифицируется как прогул. Но прежде чем наказать такого человека, руководитель обязан выяснить причины его невыхода. В этих целях необходимо оформить письменные разъяснения.

В записке работник излагает основания своего продолжительного отсутствия на рабочем месте. Действующие нормативные акты не устанавливают перечень оснований, которые могут считаться уважительными. Решение об обоснованности многочасового отсутствия принимает управляющий компанией.

Как правильно написать объяснения

Как правильно написать объяснения за прогулЧтобы последствия не приобрели негативную направленность, выясним, как написать объяснительную за прогул на работе.

Законодательно не установлена форма разъясняющей записки. Но общая структура должна быть составлена в следующем формате:

  • Пишем название предприятия.
  • Занимаемая должность, фамилия и инициалы руководителя, кому адресуются объяснения.
  • Наименование готовящегося документа.
  • Его реквизиты: номер и дата написания.
  • Напишите заголовок, при необходимости.
  • Основная часть. В ней излагаются суть ситуации и основания неявки на рабочее место, а также обстоятельства, повлиявшие на действия работника. В конце необходимо подвести итог всему сказанному.
  • Название должности, подпись. ФИО лица, допустившего проступок.
Читайте также  Отражение прогула в табеле учёта рабочего времени

К объяснительной можно приложить документацию, подтверждающую причину длительного невыхода на смену.

ВАЖНО! Прежде чем начать составлять записку, необходимо продумать план защиты и то, что написать в объяснительной за прогул. Необходимо сформулировать основания неявки работника таким образом, чтобы у администрации не появилось недоверия в правдивости изложенных фактов. Не нужно забывать, что именно такой документ является основанием для принятия выводов и размера наказания.

Пример составления объяснительной

Пример объяснительной записки об отсутствии на рабочем местеТакой образец носит информационный характер и при составлении подобного документа не может выступать в качестве обязательного ориентира.

Директору ООО «Алфавит»
Петрову П. П.

Объяснительная записка

24.09.2013 № 1155

О НЕЯВКЕ НА РАБОЧЕЕ МЕСТО

Я, Иванов Иван Иванович, PR-менеджер, отсутствовал на работе 23.09.2013 по причине транспортной аварии. Справку о ДТП и повреждениях транспортного средства прилагаю.

PR-менеджерИванов         И. И. Иванов

Возможно ли увольнение сотрудника за прогул без представления объяснительной

Законодательство о труде допускает возможность неявки на смену по уважительной причине. Но при этом не устанавливает критериев уважительности её пропуска. При наступлении такой ситуации готовится объяснительная записка, свидетельствующая о прогуле на работе, на имя руководителя компании либо структурного подразделения с изложением сложившейся ситуации. Конечно, подготовка документа не является главным условием принятия решения о привлечении к дисциплинарной ответственности, но может выступать в качестве смягчающего условия при обсуждении вопроса о дальнейшем нахождении сотрудника в компании.

Работодатель вправе уволить работника без представления пояснений. Поэтому перед её составлением необходимо продумать, как правильно написать объяснительную.

Законность оснований прогула

Нахождение дома с больным ребенком - уважительная причина для прогулаНесомненно, что кадровая практика изобилует примерами представляемых объяснений. Дело доходит даже до комичных ситуаций, когда работники объясняют свою неявку на работу невозможностью выбраться из дома, родами у кошки, опозданием на автобус, втягиванием в драку, участием на митинге в поддержку главы государства и другое.

Надо отдавать себе отчет, что такие причины не могут служить подтверждением адекватного восприятия работником происходящего и приниматься администрацией предприятия как уважительные. Что нужно написать в объяснительной, чтобы оправдаться за прогул?

Из сложившейся трудовой практики можно отметить следующие основания, которые считаются весомыми:

  • Нахождение дома с больным малышом.
  • Предэкзаменационная подготовка для учебного заведения.
  • Вызов в судебные органы в качестве свидетельствующего лица.
  • Временная нетрудоспособность и иное.
Читайте также  Нюансы увольнения сотрудника с работы за один прогул

Могут расцениваться в качестве весомых основания и иного характера. Например, спасение погибающего человека или из горящего дома.

Независимо от сложившихся обстоятельств, необходимо заранее оценивать их состоятельность и весомость, чтобы в дальнейшем они были приняты в качестве основания для неявки. Их нужно как можно яснее отразить в объяснительной записке, чтобы такие сведения послужили оправданием совершенных действий пишущего человека.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации