Штатное расписание

В кадровой работе всех предприятий, независимо от формы собственности и направления деятельности, предусмотрен документ строгой отчетности – штатное расписание. Это обязательный к ведению отчет, который тем не менее не имеет единой формы. Кадровый работник, исходя из особенностей производства, может самостоятельно разрабатывать удобный формат файла. Но существуют универсальные требования и рекомендации, которые должны быть соблюдены.

Начало работы

Составление штатного расписания ложится на плечи кадровых работников, но утверждение документа – обязательство руководства предприятия. Отчет имеет вид журнала, который пронумерован и прошит в соответствии с требованиями ведения официальных документов. Прошиваются только пронумерованные листы.

На обложке журнала изготавливается титульный лист, на котором значатся:

• предприятие, сфера деятельности которого расписана в отчете;
• подразделение (если территориально оно находится отдельно от основного офиса);
• наименование документа («штатное расписание»);
• дата заведения, то есть день, когда ведение документа было зафиксировано в журнале регистрации локальной канцелярии;
• дата завершения (необходима для того, чтобы определить сроки хранения бумаг).

Сам документ штатного расписания представляет собой развернутую таблицу, в которой должны быть отображены следующие данные:

• количество и наименование должностей;
• сколько рабочих мест уготовано для каждой должности;
• процент занятости;
• свободные вакансии;
• должностной оклад по каждому рабочему месту;
• обязательные и регулярные выплаты, предусмотренные для каждой должности.

Важно! Штатное расписание является документом строгой отчетности, поэтому требует отображения только истинных данных. При внесении изменений в порядок организации или оплаты труда это должно отображаться в документе.

https://www.youtube.com/watch?v=V9HVmdzuGO4

Принятие

Все обязательные графы, предусмотренные официальными рекомендациями, должны отображаться в теле документа. Их порядок ответственный работник может выбирать самостоятельно. Также предусмотрен алгоритм, как происходят принятие и утверждение штатного расписания, который подразумевает следующие стадии:

• ответственный сотрудник составляет и оформляет нужным образом журнал, после чего вносит полные и развернутые данные о должностях и окладах;
• готовый журнал передается на рассмотрение каждому руководителю подразделения, который проверяет отображенные данные, после чего ставит подпись (все должности делятся на группы по подразделениям, поэтому подписывает руководство только тот блок данных, который ему подведомствен);
• происходит проверка временной информации главным бухгалтером, который анализирует и сверяет зафиксированные финансовые данные;
• после подписи бухгалтера, если все цифры верные, ШР передается главному руководителю предприятия, который утверждает документ (одной подписи главного начальства недостаточно – необходима выдача официального приказа о присвоении Журналу статуса строгой отчетности и грифа «для служебного пользования»);
• подписанный всеми участниками журнал проходит регистрацию в локальной канцелярии, после чего считается имеющим юридическую силу.

До окончательного принятия документа с ним должны ознакомиться все руководители фирмы, но нет обязательного требования доводить содержание до ведома самих работников.

Также часто возникает вопрос, в чьи служебные обязанности входит заполнение штатного расписания. Единственного законного требования или правила касательно данного вопроса не существует, но эта обязанность передается кадровым сотрудникам. Не исключено назначение ответственного с числа других служащих, что фиксируется письменным приказом руководства.

Правки

Документ требует отображения только правдивых данных, но внесение изменений в штатное расписание не может происходить самовольно. Для этого также предусмотрен алгоритм действий.

Учитывая, что создание Журнала происходило только на основании Приказа главного руководства фирмы, любые правки могут вноситься в документ исключительно после письменного волеизъявления начальника. Дополнительно присоединяется документ, на основании которого возникла необходимость корректировки содержания отчетности. Приказ о внесении изменений требует ознакомления руководителями подразделений, что фиксируется личными подписями каждого.

Есть два способа исправления отчета:

• путем коррекции имеющегося экземпляра;
• полной заменой действующего ШР на новый журнал.

Каким способом вносить изменения, решает ответственный работник по согласованию с администрацией фирмы. Но если незаметно внести правки не получается (то есть приходится делать массу зачеркиваний и исправлений), то придется заводить новый журнал. На практике те графы, которые поддаются частым изменениям, кадровики заполняют карандашом.

Причины

Есть две группы оснований, которые влекут за собой правки в содержание документа. Это изменение численности рабочего штата в большую или меньшую сторону. Легче увеличить численность вакансий. Для этого потребуется выполнить следующие действия:

• составляется приказ о добавлении в штат новой вакансии;
• готовится распоряжение о внесении правок в действующий должностной отчет;
• внесение указанных исправлений;
• подготовка должностной инструкции.

Ознакомления личного состава с такими изменениями не требуется, тогда как при сокращении письменное уведомление является обязательным условием. Закон требует направления уведомлений только тем работникам, которых коснутся сокращения, и минимум за 2 месяца до ожидаемой даты прекращения труда.

Предусмотрен ограниченный перечень причин, в силу которых возможно уменьшение количества рабочих мест, – это реорганизация и финансовый кризис предприятия.

Порядок выполнения происходит следующим образом:

• готовится документ, который подтверждает производственную необходимость на ликвидацию ряда вакансий;
• распоряжение подлежит письменному ознакомлению под подпись;
• правки отображаются в ШР;
• проводятся мероприятия по фактическому увольнению и аннулированию части рабочих мест.

https://www.youtube.com/watch?v=k04Jf3rVQdY

Дополнительно

На титульной странице документа отображается дата прекращения ведения Журнала, которая служит отправной точкой в отсчете срока хранения бумаг. Согласно кадровым рекомендациям, Штатное расписание должно сохраняться в архиве предприятия не менее 3-х лет, после чего происходит его уничтожение с составлением соответствующего Акта.

Нарушение порядка ведения документа может повлечь применение к ответственному работнику мер дисциплинарного взыскания. Административным законодательством предусмотрены штрафные санкции за умышленное отображение неверных данных в содержании документа, а также за несвоевременное внесение правок. Если нарушение было допущено должностным лицом, в отношении которого закреплены обязанности ведения ШР, то к нему могут применяться штрафы в размере от 2 до 5 тысяч рублей. Аналогичного размера наказание применимо и к руководителям фирм, а также главным бухгалтерам. Если ответчиком по административному протоколу выступает юридическое лицо, то размер взыскания будет варьироваться в пределах 50-80 тысяч рублей.