Причины и порядок действий при измененим должности в штатном расписании

Изменение должности в штатном расписании и его порядок действий необходимо знать каждому работнику кадровой службы организации. Это нужно для нормального функционирования и соответствия нормативной документации, которая установлена в Российской Федерации.

Штатное расписание – документация, в которую вносится информация о численности сотрудников на предприятии, их режиме работы, а также заработной плате. Установлена форма такого документа 05.01.2004 с вынесением Постановления Госкомстата № 1. Также в нем отражены все трудовые единицы компании и указаны все должности, и какие именно сотрудники их занимает.

С увеличением штата возникает и необходимость внесения в него новой информации. Новая должность компании в штатном расписании обязательно должна быть отражена в определенный срок.

Возникновение необходимости внесения изменений

Все случаи, которые требуют внесения модификаций в штатное расписание, сложно предусмотреть, ведь ситуации, как и специфика работы организаций, бывают разные. Самые распространенные случаи:

• расширение производства, а, соответственно, и необходимость привлечения новых рабочих единиц;
• реорганизация компании;
• перемена в работе фирмы, которая требует смены названия некоторых должностей или их введения и исключения;
• уменьшение производительности работы предприятия, что требует уменьшения численности штата;
• модификация размера фонда заработной платы.

Трудовой кодекс России не закрепляет определенных правил и моментов внесения перемен в штатное расписание, но определенный алгоритм работы прослеживается в связи со сложившейся структурой работы кадрового делопроизводства в организациях. Перемены также не должны идти вразрез с родом деятельности компании, а также противоречить той информации, которая указана в уставных документах предприятия.

Законодательство России также не указывает конкретный перечень лиц, на которых может быть возложена обязанность внесения новой информации. Обычно такая функция возлагается на:

• кадровика;
• экономиста;
• бухгалтера.

На малых производствах осуществлять такую задачу может также начальник компании. В связи с тем, что производство маленькое, численность штата не такая большая, и работать с подобного рода документацией проще.

Сотрудники компании имеют полное право подавать лицу, которое занимается расписанием ходатайства с просьбой введения новых мест или упразднения старых.

Сообщение о смене названия должности

Согласно Трудовому кодексу, каждый сотрудник, принимаемый на работу, обязан знать, на какую должность он принят, именно по документам, а не просто на словах. Именно в связи с этим, все обязанности работника и название его должности обязательно должны быть прописаны в трудовом договоре.

Важно! Согласно ст. 57 ТК РФ, все изменения, которые затронут пункты документа, заключенного при принятии на работу, требуют обсуждения между сторонами трудовых правоотношений и всегда несут обоюдный характер. Все обязательно нужно отразить в письменном виде. И уже после составления такого документа и издания приказа директор предприятия может вносить перемены. Заключение соглашения не понадобится, если вносятся изменения в трудовую единицу, которая на данный момент вакантна, то есть на ней не трудится работник.

Если вакансию занимает сотрудник, то алгоритм действий будет такой:

1. определить причины внесения новой информации;
2. уведомить об изменении должности, не позднее, чем за 2 месяца до внесения;
3. в ситуации, когда сотрудник соглашается на изменения, то подписывается дополнительное соглашение между сторонами, что является дополнением к трудовому договору. Если поступил отказ и предложенные варианты работы он отказался рассматривать или просто отказался перейти на другую должность, то трудовой договор с работником прекращается.

Предупреждение работника о смене названия его должности в штатном расписании или иной информации является обязательным этапом при введении новшеств. При несоблюдении этого условия сотрудник может легко написать жалобу, на компанию в которой работает, в инспекцию по труду.

Изменения в должностную инструкцию или смена должностного регламента работника произойдет только после получения от него согласия на это. При этом если данная инструкция прикреплена к трудовому договору, то написание дополнительного соглашения будет достаточно. Но когда такой документ был оформлен отдельно, то лучше оформить новую бумагу. Инструкция должна быть составлена в двух экземплярах и, по желанию, сотрудника ему предоставлена.

Грамотное внесение новой информации в штатное расписание

После вынесенного начальником организации приказа о внесении изменений в штатное расписание и уведомления сотрудников, чьи места это затронет, после их ответа в документ можно вносить новую информацию.

Уведомление об изменении штатного расписания может иметь одно из нескольких последствий:

1. согласие работника, выраженное в письменном, а не в устном виде;
2. согласие сотрудника на перевод на другую работу;
3. прекращение между сторонами действий трудового договора.

В случае с изменением названия должности в штатном расписании оно может произойти, также после составления приказа и обязательного уведомления сотрудника. В приказе необходимо указать не только название новой должности, но и название той вакансии, которая поверглась изменению. Когда смена обоснована факторами технологическими или организационными, то, в соответствии с законодательством, изменить название должности можно и без согласия сотрудника.

Какие действия нужно проделать для правильного внесения изменений? Краткий алгоритм, как ввести новую должность в штатное расписание вместо старой:

1. Вынесение соответствующего приказа.
2. Уведомление сотрудника об этом.
3. Подписание между сторонами соглашения.
4. Внесение новой информации.
5. Внесение новых данных в личную карточку Т2 и трудовую книжку сотрудника.

В связи с изменением названия должности, обязательно необходимо внести новую информацию в штатное расписание, иначе может быть нарушена работа компании и нормы трудового законодательства. В штатном расписании изменение всегда должно быть отражено в тот срок, который был указан в приказе директора организации.

Примерный алгоритм действий будет, если добавить новые штатные единицы. Вводится иная должность, значит, нужно изменить положения в штатном расписании.

Точной формы подобного документа законодательство Российской Федерации не предусматривает, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме, но должно содержать основную информацию.

Образец уведомления о переименовании должности

Общество с ограниченной ответственностью «Нека»

(ООО «Нека»)

Продавцу Поповой А.К.

Уведомление от 17 августа 2016 г.

г. Калуга

О переименовании должности

Уважаемая Александра Константиновна!

Сообщаем Вам, руководствуясь ч. 2 ст. 74 Трудового кодекса РФ, что в связи с внесением определенных стандартов в ООО «Нека», будет изменено название Вашей должности. Рабочие обязанности и права при этом будут полностью сохранены.

Начиная с 18 октября 2016 г., должность «продавец» переименована в «менеджер по продажам». Все пункты, указанные в трудовом договоре от 23 сентября 2008 года, остаются прежними.

В случае если Вы не согласны с изменением названия, компания предложит иную работу в ООО «Нека», которая на данный момент вакантна. Согласно п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса России, если от Вас поступит отказ перейти на иную должность в предложенном перечне свободных вакансий компании, мы с Вами прекратим действие трудового договора.

Просим Вас сообщить нам о своем решении в срок до 18 октября 2016 года.

Уведомление составлено на основании приказа директора ООО «Нека» от 16 августа № 55 о внедрении новых наименований должностей в организации и № 89 о внесении изменений в штатное расписание.

Генеральный директор     Мухина       Т.И. Мухина

Отметка о том, что уведомление прочитано сотрудником, и им принято решение работать дальше (дата, подпись).

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Общество с ограниченной ответственностью «Мотак»

(ООО «Мотак»)

Приказ от 30 июля 2016 года № 89

г. Самара

О частичном внесении изменений в штатное расписание

В связи с предстоящим расширением отделов продаж и статистики ООО «Мотак», приказываю:

Ввести с 18 августа 2016 года в штатное расписание, которое было утверждено приказом от 27 января 2009 года под № 34, изменения:

1. В структурное подразделение «Отдел продаж» ввести две новых штатных единицы — «старший продавец» с окладом в 20 000 рублей.
2. В структурном подразделении «Статистика» вести новую штатную единицу — «старший статист» с окладом 35 000 рублей.
3. Настоящий приказ должен быть исполнен, и контроль за этим возлагается на главного кадровика кадрового отдела Минорину К.В. и руководителя кадровой службы ООО «Мотак» Фокина Ф.В.

Генеральный директор                                 подпись                                       К.Ж. Ложкин

С приказом ознакомлены                   дата, подпись лиц, на которых возложена обязанность контролировать выполнение приказа