Процедура изменения штатного расписания в связи с введением новой должности 

Законодатель устанавливает четкий алгоритм действий, посредством которого происходит изменение штатного расписания предприятия, в связи с введением в штат новой должности. Несмотря на то, что права действующих работников в таком случае не ограничиваются, и сложность выполнения труда не увеличивается, соблюдение предусмотренной процедуры является обязательным. Таким образом, устанавливается четкий и универсальный механизм манипулирования штатными единицами частных и государственных учреждений.

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

Азы вопроса

Анализ информации, связанной с привлечением к труду служащих поисков личных делСправедливо отметить, что Трудовой кодекс не выделяет отдельных норм для регулирования вопросов ведения штатного расписания, поскольку данный документ не является обязательным. Единственный нормативный акт, который непосредственно затрагивает вопросы организации штатного расписания, – это Постановление «Об утверждении форм первичных документов» от 2004 года. Основным официальным актом, которым вводится необходимость организации штатного журнала, – это внутренние распоряжения администрации предприятия.

В целом данный вид отчетности обладает значительным багажом преимуществ. Среди которых:

  • возможность упрощенной систематизации описания должностей, всех данных о работниках и их окладах, а также условиях труда и дополнительных привилегиях;
  • возможность анализа информации, связанной с привлечением к труду служащих, без длительных поисков личных дел в архивах.

Порядок ведения отчетности подразумевает обязательную регистрацию журнала и соблюдение юридически правильной формы. Это же касается и того, как вносятся изменения в штатное расписание.

Причины

Изменение штатного расписания в связи с сокращением штатаДобавление новой информации, а также внесение поправок в утвержденные данные требуется во всех случаях, которые касаются существенных изменений порядка производства. В частности, это касается:

  • сокращения штата;
  • ликвидации отдельных должностей;
  • смены наименования конкретных должностей;
  • изменения порядка производства;
  • перевода сотрудников на новый способ выполнения работ.

Важно! Законом запрещаются изменения, которые ограничивают права работников или же усложняют порядок выполнения служебных обязанностей.

Но в таких случаях, как уменьшение оклада отдельных должностей или вывод должности из штатного расписания, администрации фирмы придется доказать, что данное обусловлено невозможностью производства продолжать работу в прежнем ритме. Ввод новой должности в штатное расписание является одним из решений, которые, наоборот, улучшают условия выполнения труда работниками. И введение новой должности происходит на таких основаниях:

  • расширение производства;
  • реорганизация, которая требует привлечения специалистов другого профиля;
  • уменьшение нагрузки на тех работников, которые трудятся, совмещая несколько должностей внутри фирмы.
Читайте также  Порядок внесения изменений в штатное расписание предприятия

Единственным основанием, которым допускается изменение существующей должности в штатном расписании, а также дополнение штата новым вакансиями – это приказ руководителя фирмы.

Алгоритм действий

Внесение новой должности в штатное расписаниеКадровая практика предусматривает универсальный порядок того, как ввести новую должность в штатное расписание. И отдельно нужно выделить теоретический и практический этапы. И лицу, которое ответственно за ведение штатного расписания, нужно будет выполнить следующие шаги:

  • анализ данных о целесообразности расширения штата;
  • подготовка сопутствующих документов;
  • выдача приказа;
  • внесение непосредственных изменений.

Как это ни парадоксально, но даже внесение изменений в штатное расписание, которое упрощает работу служащих, требует веского обоснования. В противном случае, поправки не будут допущены, а добавленная должность считается незаконной. Обязанность сбора аргументов находится на ответственном работнике. И ввод дополнительной вакансии должен быть действительно необходимым.

Так, одним из самых неоспоримых моментов является невозможность полноценного обеспечения производственного процесса в рамках установленных законодателем граничных сроков еженедельного труда. Поэтому, использовав формулу вычисления оптимальной длительности рабочей недели, можно показать, что для обеспечения всех служебных обязанностей каждому работнику придется существенно превышать максимальную длительность рабочих часов. Таким же образом, но в обратном порядке, можно вывести должность из внутреннего учета.

При введении новой вакансии нужно разработать полную концепцию выполнения труда, то есть продолжительность рабочих дней, и график, размер, порядок финансового обеспечения, частота и способ дополнительного обучения (если таковое требуется). Допускается установление меньшего размера окладов, нежели у других работников.

Докладная записка – это официальное обращение свободного образца, которым начальник конкретного отдела производства ходатайствует о добавлении в его службу новой штатной единицы. В ходатайстве нужно, как можно полнее, описать возникшие обстоятельства.

Изменить штатную численность можно исключительно после выдачи соответствующего приказа руководством фирмы. Начальник должен проанализировать полученные бумаги, после чего он удовлетворяет обращение или же отказывает.

Коррекция

Коррекция данныхКак внести изменения в сам штатный журнал, зависит от масштаба внедряемых изменений. Так, допускается два возможных способа осуществления записи в отчетностях:

  • правки;
  • полная замена.

Когда изменяются малозначительные тонкости, и корректировка касается, максимум, одной-двух вакансий, то возможно незначительно подправить текст отчета. Но когда речь идет о существенных реорганизациях, которые коснутся большого количества служащих, то практикуется полная замена журнала на новый, с фиксацией всех поправок.

Читайте также  Основания и порядок изменения штатного расписания

Кроме определения порядка работы, а также уровня оплаты на новой вакансии, нужно придумать подходящее название. Это может быть любое определение, которое максимально понятно указывает на спектр выполняемых служебных обязанностей.

Также допускается изменение наименования должности, что не обязательно влечет за собой оформление нового журнала. Достаточно подкорректировать уже утвержденные данные.

Фиксация

Перечень всех вносимых изменений требует обязательного отображения в приказе руководства. Начальник фирмы в своем распоряжении должен максимально полно описать суть проводимых корректив. А именно:

  • причины правок;
  • порядок регистрации изменений;
  • наименование и подчинение новой вакансии;
  • оклад и дополнительные финансовые выплаты;
  • график и распорядок труда.

Также указывается срок действия изменений и порядок их внедрения. И утверждается ответственное лицо, которое обязано корректировать информацию в журнале.

Дополнительные вопросы

Перемещение внутри фирмыКаждая фирма, независимо от порядка осуществления своей деятельности, сотрудничает с региональными биржами труда. Это делается для того, чтобы гарантировать скорейшее замещение свободных вакансий квалифицированными сотрудниками. Внедрение в штат предприятия дополнительного рабочего места не является исключением. Но фирма должна сообщать не во всех случаях,  лишь при необходимости поиска работника для замещения свободного места.

Замещение вакансии может происходить несколькими путями:

  • самостоятельное привлечение соискателя со стороны;
  • перемещение внутри фирмы;
  • поиск работника посредством услуг центра занятости.

Только последний порядок в списке подразумевает необходимость сообщения на биржу труда данных о свободной должности. В других случаях оповещение каких-либо инстанций не требуется.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации