Как заполнить штатное расписание: порядок, требования, образец бланка

Для чего предусмотрено заполнение штатного расписания, и как выглядит его образец? Устав (Положение) каждой компании предписывает отображение строения компании и численности штата её сотрудников в данном нормативном акте. Штатное расписание является важным документом для полноправного функционирования любого предприятия.

Заполнение штатного расписания образец бланка

Этот нормативный акт содержит в себе информацию о структуре, подразделениях, должностях, рабочих окладах, премиях и множество другой важной информации о внутренней работе организации. Для того чтобы заполнить штатное расписание следует внимательно изучить организационную структуру предприятия.

Требования к документу

Форма Т-3 образец заполненияПеречень унифицированных форм содержит в себе информацию о штатном расписании, где его можно найти под аббревиатурой Т-3. Практически все компании используют этот бланк, так как в нём отражены все требуемые столбцы и строки.

Заполнение по форме штатного расписания – это добровольный выбор любой организации. После возникновения многочисленных вопросов и спорных ситуаций, появился документ, представленный в виде Письма Роструда от 23.01.2013 года № ПГ/409-6-1, который полностью прояснил ситуацию. В нём сказано, что любая организация может разработать свою форму данного нормативного акта и использовать его в дальнейшем, соблюдая при этом законодательные требования Российской Федерации.

Важно! Постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» от 5.01.2004 года содержит свод правил по корректному заполнению штатного расписания.

Статьи 15 и 57 Трудового Кодекса РФ содержат информацию о том, что трудовые функции наёмного рабочего чётко регламентированы его профессией и должностными обязанностями, прописанными в штатном расписании.

Порядок заполнения формы Т-3

Реквизиты

Образец приказа«Шапка» нормативного акта содержит в себе всю информацию об организации, поэтому к её заполнению нужно отнестись со всей серьёзностью. Далее будет представлен образец заполнения всех пунктов реквизитов:

  1.  Название компании полностью (должно полностью совпадать с учредительными документами);
  2. Номер ОКПО (код из 8-и цифр с информацией из статистических органов);
  3. № расписания (допускается применение любого порядка нумерации);
  4. Дата создания (фактическое число конкретной даты составления материалов);
  5. Время действия акта (зачастую оформляется на календарный год, также обязательно должна быть проставлена дата вступления штатного расписания в силу);
  6. В верхней правой части ставится гриф об утверждении, там же указывают реквизиты приказа, подтверждающего утверждение и дату начала действия нормативного документа.
Читайте также  Порядок внесения изменений в штатное расписание предприятия

Основные графы

«Тело» документа содержит пронумерованные колонки с подробной информацией об организации. Заполнение колонок штатного расписания и образец его написания представлены далее:

Форма Т-3

  1. Название подразделения. Все государственные предприятия обязаны соблюдать формат и нормативы по наименованию. Некоторые подразделения подразумевают под собой льготы для некоторых видов деятельности (профессии), которыми работники могут воспользоваться по достижению пенсионного возраста. Коммерческие структуры могут не следовать этим нормативам в обязательном порядке, но для них рекомендуется отказ от применения иностранных слов в документах;
  2. Код.Присваивается организации и отображает иерархический порядок цехов, групп и т. д.;
  3. Профессия, специальность. Государственные компании заполняют графу, исходя из классификатора профессий. Коммерческие структуры могут применять собственные названия (рекомендуется использовать справочник). Правила заполнения штатного расписания предусматривают полное совпадение названия должности в нём с названием в трудовом договоре;
  4. Количество штатных единиц. Бюджетные организации должны заполнять эти цифры из расчётов. Частные компании могут свободно указывать необходимую им самим численность наёмных работников (подразумевают под этой цифрой штатные единицы, а не конкретных людей, поэтому числа могут иметь шаг в 0,25);
  5. Оклад или тарифная ставка.Прописывается среднемесячная заработная плата (руб.), исходя из Трудового Кодекса Российской Федерации (ст. 129 и 133). Если зарплата изменяется в течение действия штатного расписания, то все нововведения вписывают в следующие колонки;
  6. Надбавки (колонки 6-8). В них вносят изменённые сведения о зарплате и премиях, которые зависят от наличия вредных производственных факторов в рабочей области, нормативов организации, законодательства РФ и т. д.;
  7. Расчётная (колонка 9).Содержит итоговые данные о произведении 4-й колонки на сумму 5-й и 8-й колонок;
  8. Примечания (колонка 10). Могут прописываться локальные нормативные документы, регламентирующие зарплату.

Утверждение документа

Утверждение документа главным бухгалтеромДолжностной квалификационный справочник регламентирует обязанности о том, как правильно заполнить, составить штатное расписание. Эта обязанность возлагается на сотрудника-экономиста, а при его отсутствии на специалиста по кадровым вопросам. Процесс заполнения штатного расписания может быть также возложен на бухгалтера и даже на непосредственного руководителя.

Важно! Обязательным критерием всегда является печать и подпись главного бухгалтера и руководителя.

Читайте также  Особенности штатного расписания для ИП

Составляется и утверждается нормативный акт после оформления соответствующего приказа, номер которого указывается в документе. В форму Т-3 также вносятся количество штатных единиц и месячный фонд зарплаты. Проставляется число, с которого документ начинает действовать.

Функции штатного акта

Этот нормативный акт предназначен для следующего:

  • Облегчение кадрового анализа компании;
  • Прозрачность показателей полной картины оплаты своим сотрудникам;
  • Грамотный и своевременный приём и сокращение рабочего персонала;
  • Для разрешения судебных споров, возникающих по вопросам сокращения штата персонала организации или в результате нарушения трудового законодательства;
  • На основании его данных составляется и заключается трудовой договор (это прописано в Трудовом Кодексе Российской Федерации в статьях 15, 57).

Место хранения и срок

Место хранения ШРБланк заполненного расписания сохраняет кадровый отдел или бухгалтерия в зависимости от оборота документов определённой компании. Всегда в одном из этих кабинетов храниться ксерокопия документа.

Порядок корректировки нормативного акта

Закон не регламентирует сроки действия формы Т-3, поэтому допускается использование одного документа в течение времени существования компании. Составление акта происходит один раз, а все последующие изменения вносятся в соответствии с дополнительными распоряжениями и приказами на соответствующую тему.

Изменения в штатном расписании производятся самим работодателем по его собственному желанию. Бывают и случаи, когда Трудовой Кодекс РФ предусматривает вмешательство в этот процесс государства при проведении сокращения работающих сотрудников.

Заключение

В тексте было подробно описано то, как заполнить этот нормативный документ, и был представлен пример штатного расписания. Этот акт относится к основным документам любой компании с различными формами собственности. Документооборот не предусматривает аналогичных нормативных актов, поэтому создание и контроль над информацией, прописанной в форме, подлежит мониторингу со стороны руководства предприятия. Ознакомление с данным актом любого сотрудника предприятия не предусмотрено законодательством РФ, поэтому в этой просьбе может быть отказано. Частные предприятия имеют некоторые послабления при заполнении формы Т-3, но лучше руководствоваться постановлением о своде правил по корректному заполнению этого вида документации от 5.01.2004 года.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации