Нюансы правильного заполнения трудовых книжек

Так как трудовая книжка – важный документ, существует специальная инструкция по заполнению трудовых книжек. От их правильного заполнения зависит, как человеку будет начисляться пенсия. Поэтому к этому вопросу следует подходить очень серьезно.

Оформление трудовых сегодня регулируется ТК РФ, ПП №225 и ПП №69. Однако, все эти нормативные документы полны противоречий. В то же время большую юр. силу имеет кодекс. Поэтому, если появляются спорные моменты, применяют нормы, которые содержатся именно в нем.

Заполнение трудовых книжек

Общие сведения

Общие сведения по заполнению трудовых книжекВо-первых, надо сказать, что документ ведется на каждого в отдельности,  кто работает более 5 дней, причем это место для него основное. К этой же категории относятся рабочие, нанятые на определенный промежуток времени и сезонные, а также внештатные, подлежащие соцстрахованию. Во-вторых, документы заводят по главному месту работы, а при их утере работодатель делает дубликат. В-третьих, записи делают без сокращений, с порядковым номером, а дату записывают лишь цифрами по-арабски: число и месяц  –  двузначным (01.04), а год – четырехзначным (2017).

Когда человека берут на новое место, его книжку проверяют на соответствие сведений  в паспорте. Затем на титуле указывают печать компании, которая готовит документ. Без этого он считается недействительным. Если обнаруживают нарушения или трудовой книжки просто нет, то работодатель начинает новую. Но если с прежнего места не сделана запись об увольнении, то отметку о том, что работник принят на новое место, делать нельзя.

Записей в трудовых книжках не делают о взысканиях, кроме случаев с увольнением. А тех, что касаются стажа или не включённых в них определенных периодов, вносят в должном порядке.

Разделы документа

Сведения о работнике на титульной страницыРазделов всего три. В них указывают данные о сотруднике, работе и награждениях. В первом случае на титуле указывают информацию о работнике, к которой относят ФИО, дата рождения, образование и специальность. Здесь не допускаются сокращения, все соответствует  личным документам, из которых берут сведения.

После того, как заполняется титул, делают проверку на его правильность и подписывают. Снизу ставят печать компании. Во втором разделе указывают сведения о работе. Здесь делают записи о приеме на работу и увольнении, занимаемых должностях, названии организации. Записи подтверждают приказом с номером, а также печатью компании. В третьем разделе пишут о поощрениях работника, награждениях, указывают число и документ, на основании которого сделана запись. Если один из разделов заканчивается, то оформляют вкладыш.

Читайте также  Заполнение трудовой книжки при приеме на работу сотрудника предпринимателем ИП

Инструкция пошагово

Сведения, которые вносятся в трудовую книжкуКогда сотрудника принимают на новое место, кадровик проверяет у него наличие трудовой книжки, а также удостоверяется, что она правильно заполнена. Если документ отсутствует, то заводят другой. О правильном ведении документа подскажет специальная Инструкция по заполнению трудовых книжек. Пошагово это выполняется следующим образом.

  1. Проверяют или заполняют титул, где указывают такие данные, как ФИО, дата рождения,  образование, специальность, дату заполнения, подписи и печать компании.
  2. Затем переходят ко второму разделу, где записывают сведения о приеме на работу. Ее делают в течение 5 дней, когда работник приступил к своим обязанностям. В первом пункте указывают номер, который ставят под печатью компании. Во втором пункте пишут дату, когда принимают на работу, переводят или увольняют. В третьем пункте записи ведутся о том, в какую организацию и на какую должность принят сотрудник. При этом приводят также и ссылку на такой-то нормативно-правовой акт. В четвертом пункте указывают, на каком основании сделана запись.
  3. В последнем разделе указывают данные о наградах, званиях, дипломах, согласно законодательству. Отдельные графы здесь заполняются так же, как и в предыдущем разделе.

Вкладыш

Вкладыш в трудовую книжкуЕсли записи какого-то из разделов не оставляют места для других, то с этой целью вшивают вкладыш.  Когда он выдается сотруднику,  ставят штамп, что вкладыш выдан на руки, и указывают его номер.

Без трудовой книжки он считается недействительным. Указаний в нормативно-правовых актах о способе вшивания вкладыша нет. Но обычно это делают в конце книжке около обложки. Нумерация в нем продолжается после последней страницы. А на титуле проставляют печать компании, где его сделали.

Совместительство

Оформление трудовой книжки ведется в компании, где гражданин трудится, как на основной работе. Поэтому делать отметки о совместительстве необязательно. Однако, если сотрудник этого хочет, то соответствующую запись также можно внести. Тогда ее должен вносить кадровик компании, где сотрудник работает, как на основном месте. Записи делают, основываясь на бумагах, которые предоставляют с работы по совместительству. Проще всего, когда такой режим труда установлен в той компании, где и основная работа. Тогда внести запись, где закрепляется положение совместительства, могут на основе внутренней документации. Порядок тогда будет следующим:

  • пишут номер;
  • вносят дату;
  • указывают данные о приеме на работу вместе с названием компании и должности;
  • вносят сведения о приказе, на основании которого указывают запись.
Читайте также  Способы проверки трудовой книжки на подлинность

Если работник решил уволиться, то запись выполняют тем же путем, что и документ о работе по совместительству.

Исправление на титуле

Исправление ошибок на титульном листе трудовой книжкиЕсли во время заполнения первых разделов трудовой книжки необходимо внести изменения, их выполняют на титуле. Такая необходимость возникает, например, при изменении девичьей фамилии при замужестве. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек в этой связи говорит о том, что прежнюю информацию зачеркивают, а вверху записывают новую. При этом основываются на персональных документах, ссылаясь  на необходимый документ.

Также имеют место случаи, когда введены неправильные данные на титуле. Если это выяснилось, когда человек устроился на новое место, то согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, нужно обратиться к работодателю с просьбой, чтобы внесённая запись была исправлена.

Распространенные ошибки

Во время проверки трудовой книжки могут обнаружиться ошибки. К наиболее распространенным из них относятся следующие:

  • неверное указание ФИО;
  • неправильная дата рождения;
  • не указаны данные об образовании, или они введены частично, а не полностью;
  • не упоминается профессия;
  • забыли указать дату, когда документ заполняли;
  • трудовая не подписана владельцем;
  • нет печати компании на титуле;
  • порядок занесения записей в книжку нарушен, так как данные занесены более, чем через пять дней после начала работы сотрудника;
  • нарушения касаются основания для внесения записи;
  • вместо гербовой печати компании стоит печать кадровиков, что не соответствует порядку ведения трудовых книжек;
  • в конце нет подписи работника, что он ознакомлен с записью;
  • отметка о работе содержится в разделе о награждениях.

Исправления

Исправление ошибки в трудовой книжкеВ Инструкции о трудовых книжках указано, что перечеркивание в разделах, где содержатся данные о работе и награждениях, запрещены. Исправление делается путем признания записи не действительной и занесения другой, правильной.

Если имеется неверная нумерация, то она исправляется признанием всей записи под неверным номером не действительной. Тогда после этого ставят номер, который соответствует действительности, и пишут в третьем пункте: «Запись за номером 9 не действительна». Затем повторяют аналогичную запись, но уже под совершенно другим номером.

Важно! Слишком старые или испорченные трудовые и вкладыши к ним необходимо уничтожить. Это делают в соответствии с правилами труда, но при этом ведется строгий учет: создают комиссию, признающую уничтожение документа, что подтверждается в специальном акте. В него заносят причину, по которой уничтожают бланки, а также номера. Внизу должны расписаться все члены комиссии. Утверждение документа производится директором компании.

Особенности

Исправительные работы и трудовой стажЧасто сотрудники сталкиваются с тем, что не знают, как отразить данные определенного периода, который не включается в трудовой стаж. Это случается, если человеку назначены, к примеру, исправительные работы. Тогда записи делают примерно следующие:

  • указывают номер;
  • дату;
  • отметку со сведениями, что определенный период не заносится в стаж;
  • пишут документ, являющийся основой с номером и датой.
Читайте также  Подсчет рабочего стажа сотрудника по трудовой книжке

Если компания переименовывается в тот момент, когда работник трудится, то запись нужно сделать и в трудовой книжке. Это важно, так как после изменения названия будет изменена и печать. Поэтому, когда сотрудник увольняется, запись об этом заверяют другой печатью. А если сведения о ее переименовании внесено не будет, то в ПФР стаж, который работник получил в данной компании, учитываться не будет. То же самое ждет человека и в том случае, если у него изменится должность. Все изменения в штатном расписании тоже должны фиксироваться.

Данные о работнике и работодателе

Сведения о работнике указывают на титуле. Поэтому кадровики, которым новые работники приносят книжки, как правило, не вносят туда персональную информацию. Это, впрочем, может потребоваться лишь тогда, когда данные изменяются. Например, если женщина выходит замуж и берет фамилию мужа, то в трудовую должны внести соответствующие изменения.

Согласно инструкции, данные об организации указывают перед записями о работе. Отдельный номер для этого присваиваться не должен. Название делают в полной и сокращенной форме. Но если на оттиске печати четко указано полное название организации, то отдельной строки для этого выделять не нужно. Об этом недавно было издано письмо Роструда, с которым можно ознакомиться на официальном сайте, но оно носит только рекомендательный характер.

Заключение

Заполнение трудовой книжкиДанные о приеме на работу вписывают на основе приказа работодателя. В этой записи указывают название организации и его подразделения, а также должность. Если работник получает поощрения, то эту информацию вписывают в книжку в течение недели. Информация об увольнении также заносится на основании соответствующего приказа от руководителя.

Таким образом, оформление книжки основывается на разных документах, где имеются подробные данные о том, как заполнять и хранить их правильно. Поэтому и организация, в которой хранится документ, и владелец книжки должны следить за ними.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации