Правила ведения и образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Статья рассказывает, как выглядит образец для заполнения книги учета движения трудовых книжек, и разъясняет нюансы заполнения журнала.

Книга учета трудовых книжек

Зачем нужно заводить журнал

Книга учета трудовых книжекДокумент о трудоустройстве – это бланк строй отчетности. Правительство обязало всех работодателей учитывать бланки. Постановление № 225 утверждено 16 апреля 2003 г.  Для учета открывается специальный журнал.

Важно! Правила предписывают, что вести нужно не только заполненные документы, но и бланки, которые будут выданы в дальнейшем. Название журнала – книга ведения трудовых книжек.

Когда журнал записи документов отсутствует – это плохо. Придется платить штрафы, если инспекторы по труду обнаружат нарушения. Наступают санкции по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

3 санкции за нарушения:

  1. Штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей для лиц, наделенных должностными полномочиями.
  2. Взыскание размеров от 30 000 до 50 000 – для организаций.
  3. Работа компании или частного предпринимателя останавливается на 90 суток.

Если нарушение обнаружится повторно, то руководителю компании грозит отстранение от должности сроком от года до трех лет.

2 причины для ведения журнала:

  • зафиксировать поступающие и убывающие бланки;
  • избежать штрафов при проверке государственными инспекторами.

Как правильно заполнить журнал

Книга учета трудовых книжекТетрадь нельзя заполнять произвольно. Форма утверждена Министерством труда и социального развития.

Книги учета трудовых книжек – это тетради для записи движения бланков.

В тетрадке имеется 13 граф. Записи вносятся, когда перемещается бланк. Кадровик должен отдельно регистрировать сам бланк и вкладыш к нему.

Таблица граф в тетради.

Номер графыСодержание
1Номер по порядку.
2, 3 и 4Отражается время, когда документ поступил в компанию.
5Полностью прописывается имя, фамилия и отчество специалиста.
6Фиксируется номер, серия основного документа и вкладыша к нему.
7Должность сотрудника, согласно штатному расписанию, утвержденному руководителем.
8Подразделение, где исполняет обязанности сотрудник.
9Номер и дата издания приказа о назначении на должность.
10Подпись кадровика, ответственного за ведение тетради.
11Сумма, которая взимается за бланк, если человек его впервые получает.
12Дата возвращения книжки при расторжении контракта. Если специалист отказывается явиться и получить документ, ставится дата отправки почтового уведомления.
13Подпись сотрудника, подтверждающая получение документа.
Читайте также  Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

 

Нельзя произвольно записывать информацию. Нужно придерживаться правил заполнения кадровой документации.

Ставить дату необходимо в определенной последовательности. Пример написания: 22.11.2016. Запись: 22 ноября считается неправильной.

Казалось бы, все просто, но зачастую делаются досадные ошибки.

4 ошибки при заполнении:

  • сокращается имя, фамилия и отчество работника;
  • неверно указывается структурное подразделение;
  • путаются номера основных бланков и вкладышей к ним;
  • даты вносятся произвольно.

Записи делаются каждый раз, когда в организацию устраивается новый работник. Нужно быть предельно внимательным при оформлении  книги учета трудовых книжек. Ведь ошибки при оформлении означают, что компании придется выплатить штраф.

Основные требования к оформлению

Нельзя заполнить, а потом выкинуть тетрадь. Ведь журнал учета трудовых книжек должен сохраняться внушительный срок – 75 лет.

3 причины сделать запись в журнале:

  1. Новый сотрудник принимается на работу и отдает свой документ о трудоустройстве.
  2. Открывается вкладыш, поскольку в основном бланке закончилось место, негде стало делать записи.
  3. Расторгается контракт с сотрудником и документ выдается на руки.

Если новый сотрудник приносит основной документ и приложение к нему, то регистрировать нужно только основной бланк. Информация о приложении журнал записи трудовых книжек не включает.

Если вы хотите правильно вести журнал учета трудовых книжек, следуйте пяти основным правилам:

  1. Установить плотную обложку, тогда книга, показывающая движения трудовых книжек, будет долго храниться.
  2. Пронумеровать каждую страницу, которую включает тетрадь, показывающая движения трудовых книжек, до того, как начнете вести документ.
  3. Прошнуровать тетрадь и поставить пломбу.
  4. Сделать завершительную надпись. Проставьте прописью и цифрами, сколько имеет листов документ.
  5. Заверять журнал подписью руководителя. Книга, показывающая движения трудовых книжек, не может заверяться подписью кадровика.

Как правильно поставить пломбу?

Книга учета трудовых книжекКнига учета и движения трудовых книжек и дополнительных вкладышей в них заверяется специальной пломбой. Нужна контрольная пломба, чтобы надежно заверить тетрадь учета движения трудовых книжек и вкладышей.

ГОСТ 31282-2004 установил, что означает контрольная пломба.

Важно! Поставить контрольную пломбу означает: один раз использовать устройство. Устройство требуется, чтобы определить, пытался ли кто-либо без разрешения открыть документ. Пока номер пломбы не вписан в строку, считается, что журнал не опломбирован.

Перед тем как вести книги учета движения трудовых книжек, заполните титульный лист и сделайте заверительную надпись.

Читайте также  Порядок внесения записи в трудовую книжку в связи со смертью работника: образец

Нюансы ведения делопроизводства

На практике часто возникают вопросы, связанные с тем, как вести журнал учета движения трудовых книжек. Ответ дается индивидуальный и зависит от ситуации.

Таблица вопросов кадрового учета.

Проблема кадрового учетаРешение
Фирма вела книгу учета на основной офис и филиал. В филиал принимается кадровый делопроизводитель. Как вести учет бланков в этом случае?Вести учет трудовых книжек раздельно для филиала и головного офиса. Документировать процедуру передачи документов о трудоустройстве. Составить приказ о ведении нового журнала на основании служебной записи. Назначить лицо, которое будет отвечать за журнал регистрации трудовых книжек.
Кадровик вел учет небрежно: залил чернилами страницы. Затем выдрал страницы из книги учёта движения трудовых книжек и спрятал в сейф. Новый специалист кадровой службы обнаружил, что документ находится в удручающем состоянии. Как действовать новому сотруднику?Ситуация неприятная, но решение есть. Сначала составить служебную записку руководству, где написать о печальном примере ведения документации. Затем начать заполнять новый журнал, где отражать перемещения бланков. Новый образец заполнения книги учета должен включать информацию о документах, выданных ранее. Старую книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним передать в архив.
Если компания ранее не вела учет, как упорядочить делопроизводство?Сотрудник отдела кадров пишет акт, что ранее заполнение тетради не осуществлялось. Заводит новый журнал и решает, как прошить документ. Пишет сведения о персональных документах, полученных сотрудниками. Далее все будет просто. Запись бланков и приложений к ним ведется в обычном режиме.

 

Книга учета движения трудовых книжек: образец правильного заполнения можно найти в Интернете и скачать бесплатно. Если нужно образец журнала трудовых книжек скачать, пользуйтесь проверенными источниками. Предлагаем бланк из СПС «Консультант». Форма утверждена Министерством труда в 2003 году (Постановление № 69).

Резюме

  1. Любая компания нанимает сотрудников и персональные документы о трудоустройстве. Поэтому обязательно заполняется журнал учета.
  2. Книгу нужно прошить, поставить пломбу, записать номер на каждой странице. Тогда документ будет иметь юридическую силу.
  3. Записи нельзя вносить произвольно. Нужно соблюдать хронологию и формат даты.
  4. Компания может купить журнал или заполнить самостоятельно, соблюдая при этом требования правовых актов.
Читайте также  Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 350-83-05 (МСК), +7 (812) 309-57-48 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации