Действия в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения

Иногда руководителю предприятия или сотруднику кадровой службы приходится решать вопрос, что делать, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения. Причины того, что сотрудник не является за документом, оказываются самыми разными, начиная от забывчивости, заканчивая болезнью и даже смертью. Просто так сидеть и ждать, когда проблема решится самостоятельно, нельзя. В подобной ситуации действовать нужно незамедлительно и строго соблюдать требования законодательства. Иначе предприятие может понести убытки, которые никто не предполагал.

Правила выдачи трудовой книжки

Правила выдачи трудовой книжки

Работник не забрал трудовую книжку в день увольненияКак предписывает законодательство, трудовая книжка должна быть выдана увольняемым лицам при расторжении трудового договора. При этом в неё необходимо добавить все недостающие записи, в том числе и об увольнении. Сотрудник отдела кадров проверяет правильность внесенной информации, ставит свою подпись и печать. На предприятии, не имеющем кадровой службы, подписать документ должен руководитель. Работник тоже обязан проверить все данные и, при согласии с ними, поставить свою подпись ниже. После этого он расписывается в «Журнале регистрации трудовых книжек» и получает трудовой документ на руки. Бывает, что день увольнения не является рабочим, а попадает на выходной.  Руководитель должен заранее предвидеть подобную ситуацию и стараться избегать таких совпадений. Когда это невозможно, следует организовать выход на работу причастных специалистов. Перенос увольнения на другую дату в связи с выходным не допускается.

Ответственность работодателя

Хранение трудовых книжек в отделе кадровЕсли трудовая книжка осталась лежать в отделе кадров и работодатель не предпринял ничего для того, чтобы отдать её уволившемуся человеку, при любой проверке его привлекут к административному взысканию. Размер штрафа составит:

  • до 5000 рублей для должностного лица;
  • до 50000 рублей для юридического лица.

В исключительных случаях контролирующие органы могут приостановить деятельность предприятия на период до 90 дней.

В некоторых ситуациях работодатель освобожден от наказания. Это случается:

  • при увольнении гражданина с работы за прогул;
  • при аресте и осуждении работника;
  • когда увольняют женщину, трудившуюся ранее по срочному договору, срок которого продлевался из-за беременности.
Читайте также  Порядок заполнения записи в трудовой книжке «увольнение за прогул» (образец)

Оштрафовать могут не только руководителя, но и другого сотрудника, ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек. Эти обязанности должны быть зафиксированы в его должностной инструкции. Ответственное лицо определяется приказом по предприятию. При отсутствии такого приказа наказание понесет руководитель.

Возмещение ущерба уволенному

Компенсация за несвоевременную выдачу трудовой книжки после увольненияКроме штрафных санкций, деньги,  которые пойдут государству, работодатель несет и материальную ответственность перед своим бывшим сотрудником. Если работник не забрал трудовую книжку в день своего увольнения по вине работодателя, или была внесена недостоверная информация, он не сможет официально устроиться на работу на новом месте. Поэтому уволившийся сотрудник имеет право защищать свои интересы через суд и требовать возмещения нанесенного ущерба. При этом сумма компенсации будет считаться по среднему заработку за каждый день, на который задержали документ.

Встречаются и недобросовестные граждане, умышленно подталкивающие свое бывшее предприятие к нарушению трудового законодательства, надеясь получить дополнительную прибыль. Даже в том случае, когда бывшему работнику трудовая книжка по какой-то причине не нужна, администрации предприятия следует предпринять все меры, чтобы вручить ему этот документ. Закон чаще всего защищает интересы трудящихся. А задачей работодателя будет доказать свою невиновность, чтобы не нести дополнительные расходы, связанные с увольнением.

Уведомление работника

Уведомление о том, что нужно забрать трудовую книжкуПоэтому, когда сотрудник не забирает трудовую книжку после увольнения, чтобы избежать возможных проблем, нужно подготовить ему письменное уведомление. Оформить документ надлежит сразу же, как становится понятным, что за трудовой книжкой работник не явится. Унифицированной формы не существует, поэтому текст документа можно написать произвольно. В нем следует объяснить, что работник должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на пересылку её почтовым отправлением. Уведомление подписывается руководителем и заверяется печатью. Отослать его уволенному гражданину следует как можно быстрее. В идеальном варианте его нужно отнести на почту вечером того же дня, когда работник был уволен, и отправить заказным письмом с перечнем того, что в нём находится.  Когда место регистрации и место жительства получателя не совпадают, лучше отправить по одному уведомлению на каждый из них. Такие действия не будут излишними, если дело дойдет до судебного разбирательства. Работодатель должен будет доказать, что предпринял все меры для оповещения бывшего сотрудника.

Читайте также  Исправление записи в трудовой книжке, если ошибка в дате

Выдача трудовой книжки после увольнения

После того, как уведомление было отправлено, специалисты отдела кадров должны выстраивать свою работу, ориентируясь на действия бывшего сотрудника:

  1. Если он отреагирует на уведомление и придет получать трудовую книжку, нужно её выдать под расписку в том же порядке, как и при обычном увольнении.
  2. Если сотрудник согласен на отправку трудовой книжки по почте, её можно пересылать, получив согласие в письменном виде. Вид почтового отправления должен обеспечить сохранности документа и доставку по указанному адресу. Поэтому лучше выбирать заказное письмо с описью вложения и обратным уведомлением.
  3. Если сотрудник не приходит и просит передать трудовую книжку с третьим лицом, работодатель может это сделать. Но он обязан потребовать нотариально заверенную доверенность на получение документа.
  4. В случае смерти работника администрация может выдать трудовую книжку родственнику или другому лицу, либо отправить ему по почте. Этот человек должен будет написать заявление на имя руководителя предприятия и получить документ под расписку.
  5. Если работник не пришел за трудовой и никто за него её не получил, работодатель должен обеспечить её хранение на протяжении 75 лет.

Важно! Для пересылки трудовой книжки по почте нужно получить письменное согласие работника. Без него отправлять документ запрещено!

Изменение записи в случае задержки выдачи

Изменение записи в случае задержки выдачиЕсли в несвоевременной выдаче трудовой книжки виноват работодатель, днем увольнения становится дата, когда документ выдали на руки. Издают дополнительный приказ, в котором указывают новую дату расторжения договора с работодателем. На основании приказа вносят изменения в заполненную трудовую книжку. Для этого оформляют запись следующим номером о признании предыдущей недействительной. В этой же строке, под этим же номером следует сделать правильную запись.

Хранение трудовой книжки

Трудовые книжки должны храниться, как документы строгой отчетности. Если работник не забирает трудовую книжку после того, как уволился, она остается в отделе кадров и находится отдельно от других документов два года. После этого её нужно сдать в архив. Общий срок хранения такого документа составляет 75 лет. В этот период она еще действует и может выдаваться владельцу по письменному запросу.

Читайте также  Оформление записи о временном переводе в трудовой книжке

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации