Оформление дубликата трудовой книжки при утрате оригинала

Статья рассказывает, как оформить дубликат трудовой книжки, какие предъявляются требования к оформлению.

Трудовая книжка

Когда нужен аналог документа

Трудовая книжкаЗамена нужна, когда утрачен подлинник. В утрате может быть виноват как работник, так и работодатель.

5 основных случаев для выдачи дубликата:

  • работник потерял первый экземпляр;
  • книжку потерял работодатель;
  • документ о трудоустройстве порвался, обгорел или испачкался;
  • специалист кадровой службы ошибочно внес запись – в дальнейшем она признана недействительной;
  • документы работников утеряны по форс-мажорным обстоятельствам – например, произошел пожар.

Если сотруднику внесли некорректную запись, то он сам должен направить заявление о том, чтобы выдать дубликат трудовой книжки.

Кто оформляет копию

Задача кадровой службы ­и руководителя ­– создать надежные условия для хранения кадровой документации, однако иногда случаются пропажи.

Аналог книжки – это замена ее подлинника. Пока бланк лежит в сейфе, все нормально. Потери случаются, когда работнику отдают документ. Потерять главный документ о трудоустройстве неприятно, но все исправимо – специалисты кадровой службы по последнему месту работы изготовят дубликат.

Пример: Семенова Н.А. работала воспитательницей детского садика. Женщина уволилась и два месяца искала новую работу. Вакансию нашла, а трудовую за это время потеряла. Семеновой придется собирать справки о стаже и обращаться за решением проблемы к бывшему руководителю по последнему месту работы.

Когда происходит оформление дубликата трудовой книжки, в образец ставится текущая дата заполнения.

Алгоритм действий

Оформление документовКак правильно оформить дубликат трудовой книжки? Сначала нужно принять у работника заявление, которое пишется в любой форме. Четких требований законом не установлено.

Работать с бланками нужно аккуратно. Произвольное заполнение сведений не допускается. Правила работы с документами о трудоустройстве утвердило Правительство (постановление № 225 датировано апрелем 2003 года).

Затягивать с выдачей документа нельзя – срок для подготовки составляет 15 дней с даты принятия заявления. Придется постараться, чтобы восстановить стаж и оформить полноценный дубликат трудовой книжки при утере, ведь нужно навестить всех бывших работодателей и собрать справки. Если фирма закрылась, запросы о периодах работы можно отправить в архив.

Читайте также  Правильное оформление перевода с совместительства на основное место работы

5 документов, подтверждающих стаж:

  • справки, заверенные подписью руководителя и печатью организации;
  • выписки из приказов;
  • трудовые договора;
  • ксерокопии приказов;
  • архивные справки.

Когда все документы готовы, можно начинать оформление дубликата трудовой книжки. Вопрос, как сделать дубликат трудовой книжки, решается в 6 несложных действий.

6 действия для оформления дубликата.

  1. Взять новый бланк.
  2. Открыть титульный лист и в левом верхнем углу написать слово «Дубликат». Далее указать данные о специалисте. Обязательно заполняется имя, отчество, фамилия, должность, образование. Указывается дата составления копии. Правилами разъясняется, как правильно заполнить. Старые сведения вносить не нужно – пишется актуальная информация на день заполнения.
  3. Сразу на первом развороте нужно указать, сколько проработал человек до принятия на фирму.
  4. Последовательно написать периоды работы у разных работодателей. Брать за пример справки и приказы, представленные специалистом. Не ставить номера для ранних записей.
  5. Поставить первый номер, когда пишите о работе в своей компании.
  6. Проследить, чтобы специалист расписался за получение в тетради учета, и вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки, решен.

Аналог дается сотруднику на руки в двух случаях:

  • предстоит поход в пенсионный фонд;
  • нужно уволиться.

Других поводов, чтобы отдать документ, нет. Прежде чем получить книжку, сотрудник должен расписаться в журнале движения бланков.

Идеальный вариант – новый бланк полностью отражает информацию о трудовой деятельности. Но далеко не всегда удается получить справки. Сотрудник сам может сказать, где и кем он работал.

Важно! Порядок не предусматривает, что сведения можно внести со слов. Верить нужно только справкам, когда трудовая книжка утеряна, и делается дубликат.

Когда заполняете дубликат трудовой книжки, используйте правильный образец заполнения 2018. Тогда не придется думать, как делать копии с нее.

Следующая таблица поможет корректно внести информацию.

Номер графыНеобходимые сведения
2Пишется, когда специалист официально устроился работать в компанию. Во второй графе записывается, когда расторгнут контракт.
3Указываются название фирмы, специальность и должность. После пишется основание для расторжения контракта, если человек предоставил доказательства.
4Реквизиты документа для заполнения графы. Пишутся дата и номер издания распоряжения или приказа. Если приказов нет, а есть акт комиссии, то проставляются реквизиты акта. Акт – это альтернатива приказу при массовой утрате документации.
Читайте также  Оформление и выплаты по больничному листу по уходу за ребенком

Что делать, если виноват работодатель

Оформление документовЛюди ошибаются: может ошибиться и сотрудник кадровой службы, внеся некорректную запись. С хранением бланков также возникают проблемы. В теории проблем возникать не должно: все находится в сейфе, закрытом от посторонних. Но на практике случается, что трудовая утеряна, и требуется ее замена. Иногда документы похищаются из компании или портятся намеренно. Приходится начинать заполнение дубликата.

Неправильная запись и утеря документации – это случаи, когда происходит выдача нового дубликата трудовой книжки.

Важно! Если виноват работодатель, то человеку нужно помочь. За время трудовой деятельности можно поменять множество мест работы. Ситуация осложняется, если специалист работал по разным городам. Поэтому можно разослать письма прежним работодателям для ускорения выдачи дубликата. На официальные письма, заверенные печатью компании, ответ придет быстрее.

Если кадровик ошибся и сделал неправильную запись, выдача нового дубликата трудовой книжки упрощается. Берется испорченный бланк как пример. С него переписывается информация, а также оформляется дубликат трудовой. Будьте внимательны, чтобы не перенести ошибочную запись из примера.

Дополнительные причины для оформления

Если документ о трудоустройстве истрепался, то по такому же примеру выдается новый экземпляр. Вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки и найти образец для всех работников фирмы, придется решать в случае форс-мажора.

3 причины для оформления аналога:

  • природные катаклизмы;
  • волнения, беспорядки;
  • техногенные катастрофы.

Перечень неполный – могут появиться и другие обстоятельства, не зависящие от воли человека.

Нюансы подтверждения стажа

Трудовая книжкаОбразец заполнения дубликата трудовой книжки при утере дополняется данными о стаже. Ходить по организациям человеку придется самому. Но есть исключение – массовая потеря документов.

Это особая ситуация, и нужно собрать комиссию, которая решает, как заполнить дубликат трудовой книжки и подтвердить трудовую деятельность. Места комиссии занимают представители со стороны самого работодателя и профсоюза. Задача комиссии – помочь людям доказать стаж. С этой целью отправляются запросы по прежним местам, где трудился работник.

Когда ответов на запросы нет, выход все равно имеется – в расчет берутся свидетели. Форма заполняется со свидетельских показаний. Процедура устанавливает, что стаж для работника подтверждается, когда есть не менее двух свидетелей.

Читайте также  Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

3 сведения, которые включает акт:

  • время работы;
  • должность;
  • сколько лет трудился человек.

Акты составляются только при массовой утрате – в остальных случаях придется потратить время на сбор официальных справок.

Резюме

  1. Если трудовая книжка потерялась или порвалась, можно сделать ее аналог.
  2. Дубликат и копия – это разные вещи, поэтому сотруднику придется собирать документы о стаже.
  3. Справки собирает владелец, если он виноват их в утрате.
  4. Информация со слов не пишется – ее обязательно нужно подтвердить письменными доказательствами.
  5. Если книжку потерял или испортил работодатель, ее хозяину нужно помочь.
  6. Сотрудник кадровой службы может оказать посильную помощь, когда оформляется полноценный дубликат. Рассылка запросов по прежним местам работы не отнимет много времени.
  7. Особые условия подтверждения трудовой деятельности установлены для случаев массовой потери бланков.
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации