Оформление трудовой книжки: основные нюансы процедуры

О том, как оформить трудовую книжку, владельцу знать необязательно. С другой стороны эти сведения помогут проконтролировать правильность заполнения, так как ошибки в документе могут привести к серьезным проблемам. Ведь именно трудовая книжка подтверждает стаж работника при оформлении пенсии.

Трудовая книжка

Как получить

Документы Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий сведения о каждом месте работы и стаже гражданина. Оформление трудовой книжки впервые происходит при оформлении на работу, а точнее, при заключении трудового договора. Ее заполняет сотрудник кадрового отдела, после чего она хранится у работодателя вплоть до увольнения работника.

Если работник решает сменить работу, ему обязаны вернуть трудовую книжку. Несвоевременный возврат документа подразумевает серьезные санкции для работодателя, вплоть до материальной компенсации.

Иногда документ, естественно, неоформленный, выдается выпускникам высших учебных заведений. Это происходит крайне редко, так как трудовую можно при необходимости приобрести в любом канцелярском магазине.

Как оформляется

Трудовая книжка оформляется для следующих категорий работников:

  • оформленных на постоянную работу;
  • осуществляющих трудовую деятельность согласно временному договору;
  • для сезонных сотрудников;
  • для внештатных работников.

Для внешних совместителей документ не оформляется. Если на работу устраивается человек, имеющий соответствующий стаж и трудовую книжку, работник отдела кадров обязан ее проверить. Подлинность документа очень важна. А перед тем, как оформить трудовую книжку впервые, ему потребуются личные документы нового сотрудника.

Перед тем, как оформить новую трудовую книжку, уполномоченному лицу необходим специальный бланк. При отсутствии чистых бланков документы может предоставить работник. После этого можно его оформлять. Закон дает на это не более недели.

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:

  1. Титульный лист. Он содержит сведения о владельце, его образовании, профессии и т. д. Эта страница обязательно заверяется подписями сотрудника и лица, непосредственно оформляющего документ.
  2. Далее указывается информация о работе. Это данные работодателя, приемах и увольнении лица, переводы и т. д. Все записи обязательно датируются, причем сокращения не допускаются.
  3. Третий раздел документа содержит различные поощрения и награды владельца. Также обязательно указываются даты и реквизиты соответствующих приказов.
Читайте также  Действия в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения

Если работник осуществляет трудовую деятельность по совместительству, то эта информация указывается как дополнительная. Она не является обязательной для заполнения, но если владелец хочет внести запись, отдел кадров не может ему отказать. Но документ хранится у основного работодателя и на руки не выдается. Потому для внесения данных о совместительстве работник должен предоставить информацию самостоятельно.

Изменение данных необходимо и в том случае, если организация была переименована. Речь идет не о реорганизации, когда происходит процедура увольнения и прием на работу всего штата. Справка: если название изменилось по другим причинам, то в каждую трудовую книжку должно быть вписано новое название, а также реквизиты соответствующего приказа.

Условия хранения

Трудовая книжкаПосле того, как трудовые книжки оформляются, они хранятся у работодателя. При этом обязательно должны быть соблюдены правильные условия хранения документов. Они должны находиться в специальном шкафу или в сейфе. Наниматель должен гарантировать сохранность трудовых книжек, в противном случае обязан понести наказание.

Трудовая закончилась

При заполнении документа следует удостовериться, что он не закончился. Очень часто бывает, что в трудовой книжке просто нет свободного места для внесения новых записей. Но заводить новый документ нельзя, поэтому кадровому работнику нужно вшить в трудовую специальный вкладыш. Правила оформления документа не содержат объяснения по поводу того, куда именно должен быть вклеен вкладыш. Поэтому, как правило, его помещают в конце документа.

Этот дополнительный документ обязательно имеет номер и серию, которые при вшивании должны быть указаны на титульном листе. Помимо этого, ставится штамп «Вкладыш выдан». Кадровому работнику нужно регистрировать выдаваемые вкладыши. Он должен заполняться точно так же, как и основная часть документа. То есть, оформляется титульный лист и т. д. Изымать вкладыш запрещено, так он является продолжением трудовой книжки.

Ошибки и исправления

Оформление трудовой книжкиЗаводить документ нужно таким образом, чтобы не было никаких ошибок, зачеркиваний и т. д. Но следует учитывать человеческий фактор, из-за которого при заполнении нередко допускаются различные недочеты.

Важно знать, что ничего перечеркивать в трудовой нельзя. Если была сделана ошибка, то следует признать всю запись недействительной. Делается это следующим образом:

  1. В следующей графе указывается порядковый номер.
  2. Во второй графе должна быть дата исправления предыдущей записи.
  3. Третья графа содержит сведения о том, что информация является недействительной.
  4. Четвертая графа содержит данные о соответствующем подтверждающем приказе.
Читайте также  Как сделать запись в трудовой книжке индивидуальному предпринимателю

Если ошибка была допущена предыдущим работодателем, то новый начальник может исправлять указанные сведения только на основании соответствующего приказа. Его должен предоставить владелец трудовой книжки.

Самыми распространенными ошибками при заполнении являются:

  • сокращения;
  • неправильно написанная фамилия или имя;
  • пустые строки;
  • неверный формат даты;
  • отсутствие необходимых подписей.

Но чаще всего изменения нужно вносить именно на титульный лист, содержащий основные данные. Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Тогда действия кадровика следующие:

  1. Старую фамилию нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой.
  2. На ней вписывается новая фамилия.
  3. С левой стороны титульного листа указываются реквизиты документа, на основании которого произошла смена фамилии (свидетельство о браке).
  4. Реквизиты заверяются печатью и подписями.

Точно также при необходимости вносятся и некоторые другие изменения личных данных владельца трудовой книжки.

Потеря документа

Трудовая книжкаТрудовая книжка – важный документ, содержащий сведения о труде и стаже владельца, поэтому ее обязательно нужно восстановить. Для начала необходимо выяснить, кто ответственен за пропажу. Если документ исчез или был поврежден, когда находился у нанимателя, то именно он обязан его восстановить. Процедура осуществляется по заявлению работника.

Если произошла потеря трудовой книжки, выданной работнику на руки после увольнения, то его восстанавливает владелец. Для этого ему придется обращаться ко всем своим работодателям и просить о внесении записей в дубликат.

Бывают ситуации, когда организация ликвидируется, поэтому восстановить записи о работе в ней можно другим способом. Владельцу документа следует обратиться в Пенсионный фонд, суд или Государственный архив. При обращении в ПФ следует учитывать, что данные, которые предоставят заявителю, могут быть неполными.

Лучше обращаться в Госархив по месту нахождения нанимателя, подав письменный запрос. Эта процедура может занять время, но сведения будут предоставлены в полном объеме. Иногда для восстановления документа приходиться обращаться в суд. На основании искового заявления судья направляет запросы в соответствующие инстанции. Кроме того, можно определить факт осуществления трудовой деятельности с помощью свидетельских показаний.

Перед тем, как завести трудовую книжку, следует позаботиться о наличии чистого бланка. Чаще всего это является обязанностью работника, который предоставляет соответствующий бланк вместе с остальными документами. А вот соблюдение правил оформления – это уже обязанность сотрудника кадрового отдела.

Читайте также  Понятие прогула, ответственность и порядок оформления
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации