Правильное заполнение трудовой книжки: правила и особенности

Для любого сотрудника трудовая книжка – это главная бумага, подтверждающая стаж и свидетельствующая о занятии какой-то деятельностью, и поэтому нужно знать, как правильно заполнить трудовую книжку. Ведь любые неточности приводят к неприятным последствиям. Так получается, что кадровики не всегда знают все нюансы ведения документа. Но если самим разобраться и понимать все особенности, то проблем не возникнет. Сделать это еще более удобно, если для трудовой книжки имеется образец заполнения.

Оформление трудовой книжки

Требования по закону

Сначала следует понимать, что в России имеется два вида данного документа. Один из них – трудовые книжки, выданные еще в Советское время. Они выдавались и в 90-е годы. Форма изменилась лишь в 2003 г. И сегодня граждане получают именно такие документы.

Заполнение трудовой книжки регулируется Постановлением правительства, где идет речь о форме, правилах хранения и инструкции, где сказано в подробностях, как заполнять трудовую книжку. Помимо этого, именно в ней официально подтверждается стаж работы, согласно трудовому законодательству.

Чтобы кадровики осознавали все значение книжки, за неправильное ее ведение налагается ответственность. Кроме законодательной базы, важно знать правила заполнения трудовой книжки в 2018 году. Образец документа поможет сделать это безошибочно.

Заполнение

Оформление трудовой книжкиОтветственность за хранение сведений несет работодатель либо тот, кто является его уполномоченным.  Он вводит запись в трудовую книжку, если она была заведена на прошлом месте работы, или заводит новую, если работник трудоустраивается впервые.

Работодатель вносит в нее запись. Согласно закону, книжку заводят на любого сотрудника, проработавшего более 5 дней. Любые записи, касающиеся труда, делают в семидневный срок. Только об увольнении следует вынести приказ именно в тот день, когда сотрудник увольняется.

Записи ведутся на русском, за исключением трудоустройства в тех республиках, где по закону введен другой государственный язык. Там работодатели вправе оформить трудовую книжку на русском или ином языке.

Если посмотреть на образец 2018 года, то видно, что могут быть использованы ручки гелевые, шариковые либо перьевые. Они могут быть как стандартного черного цвета, так и синего или фиолетового. Но важно, чтобы они не выцветали, а также являлись водостойкими.

Читайте также  Сокращения при заполнении табеля учета рабочего времени на предприятии

Нужно отметить, что оформление трудовой книжки выполняют без единого сокращения. Все сведения указывают полностью. Каждая новая запись делается с порядковым номером. Особые требования налагают для указания даты. Так, арабскими цифрами пишут число и месяц по два знака, а год – по четыре символа.

Состоит документ из разделов, и каждая запись заполняется именно там, где нужно. Если места в ней больше нет, то вшивают специальный вкладыш. Трудовая книжка заполнение имеет построчное, которое выглядит следующим образом.

  1. ФИО должно соответствовать тому, которое указано в удостоверении личности. Если в нем имеется ошибка, то и в книжку переносят то же самое. Исправлений в ней не делают.
  2. Дату рождения указывают таким же образом, как и из вышеизложенных данных.
  3. Образование вносят полностью. «Высшее» – запись неправильная, а вот заполнившего «полное высшее» – верно.
  4. Специальность вписывают в именительном падеже, как имеется в соответствующем документе.
  5. К дате заполнения и выдачи предъявляются вышеуказанные правила.
  6. Затем документ дается на подпись заполняющему и наемному работникам.
  7. В конце ставят печать.

Если на титульной странице имеется ошибка, ее исправляют обычным перечеркиванием и правильными заполненными данными. На обратной стороне указывают ссылку, что данные являются верными, после чего проставляют подпись и печать.

Также сюда вносят сведения о выполненной работе, переводе на иное место, наградах и увольнении. Информацию же о наложенных взысканиях не вносят, кроме того случая, когда увольнение связано с ними.

Эти данные следует вносить по приказу или распоряжению. Их указывают в «Сведениях о работе». Правильное заполнение реализовывается трудовой книжки таким образом.

  1. Сначала пишут наименование работодателя без сокращений, в том числе и формы организации.
  2. Затем заполнение трудовых книжек делается под названием компании-работодателя.
  3. Дату указывают так же, как и в предыдущих случаях.
  4. Далее в образце заполнения трудовой книжки описывают сведения о принятии, увольнении и прочем. Здесь же проставляется подпись работника, кому принадлежит документ.
  5. В конце указывают основания для записи с номером и датой.

Важно! При неправильном оформлении, помимо перечеркивания, нужно внести исправление там, где допустили ошибку. Также его можно сделать и на новом месте при предъявлении документов, которые подтверждают их нужность.

Как и для любой записи, указывают номер и дату. В третьей графе пишут, что запись под определенным номером является недействительной. Затем указывают правильную информацию. В четвертой графе пишут, почему была приведена эта запись, а затем пишут данные о том, кто сделал эти исправления.

Читайте также  Какая ответственность предусмотрена за подделку трудовой книжки

Кто ведет документ

Оформление трудовой книжкиОформлением трудовых книжек в 2018 году занимается работодатель или лицо, которое работодатель назначает для этой цели. При этом издается специальный приказ, после чего указанное лицо приступает к работе. Приказ нужно издать, чтобы в случае необходимости предъявить инспектору. Свои особенности имеются при маленькой фирме, в которой нет лица, оформлявшего подобные документы. В этом случае этими делами занимается сам работодатель. Для этого он заводит специальные бланки и заполняет их по мере необходимости. Тогда он принимает ответственность за ведение и хранение трудовых, и работодатель вносит записи во все подобные документы.

Дубликат

Если документ потерялся или стал негодным для использования, а также тогда, когда записи стали недействительными, сотрудника восстановили в должности или оправдали, выдают дубликат. Чтобы его получить, следует написать соответствующее заявление на последнем месте работы. Это выполняется во всех случаях, кроме увольнения работника, являющегося незаконным.

Дубликат выдают не позже, чем через 2 недели после обращения работника. На титуле в верхнем правом углу указывают, что книжка – это дубликат. Здесь следует указать суммарный стаж без должностей, конкретных периодов и наименования работодателей. Если нужно, то административный орган компании должен помочь получить их сотрудникам.

Заполнение при статусе ИП

Индивидуальный предприниматель, как и другой работодатель, заполняет трудовые документы. Однако если вопрос касается его личных документов, то он не может сам заключить договор с собою же. Поэтому он не вправе записывать что-либо в трудовую. Также это не может делать и иное лицо, за исключением трудоустройства. Но им не стоит переживать за свой стаж, так как благодаря отчислениям в ПФР и налоговую, его начисляют.

Типичные ошибки

Оформление трудовой книжкиНе зная всех подробностей, касающихся того, как правильно заполнить трудовую книжку, работодатель нередко допускает одни и те же ошибки. К наиболее распространенным относятся следующие:

  1. Работодатель часто пишет с сокращениями. Этого нельзя делать, будь то дата, название организации или ФИО.
  2. Употребляются римские символы, но образцами могут быть цифры арабские.
  3. Ошибки зачеркиваются обычным способом, однако помимо этого следует соблюсти целый ряд условий.
  4. ФИО не соответствует паспортным данным. Поэтому нужно перепроверить, чтобы данные были одни и те же.
  5. В графе «Профессия», где на титуле указывают должность, а не специальность сотрудника по диплому.
  6. Нужные печати и подписи отсутствуют.
  7. Не соблюдаются необходимые сроки для указания данных в трудовую.
  8. Отсутствуют ссылки на статью ТК РФ при увольнении.
  9. Внесение записей о наложении взыскания.
  10. Записи о наградах указаны в другом разделе.
Читайте также  Правила ведения и образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Заключение

Не всегда под рукой имеется достаточно типичных примеров правильного заполнения трудовых книжек. Поэтому стоит узнать обо всех подробностях, как заполнить документ, чтобы при необходимости выполнения этого действия не допустить ошибок. А если они все-таки произойдут, то нужно суметь правильно их устранить, чтобы не пришлось менять документ и решать дополнительные вопросы.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 350-83-05 (МСК), +7 (812) 309-57-48 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации