Какой ручкой и как допускается заполнение трудовой книжки

Статья рассказывает, какой ручкой заполнять трудовую книжку, разъясняет порядок ведения кадрового делопроизводства.

Ручка

Какой ручкой делать записи

Вопрос о том, каким цветом оформлять бланк, важен для кадровиков. Ответ дает пункт 1.1 Инструкции о порядке заполнения трудовых книжек.

5 основных правил заполнения книжек:

  1. Писать четко, аккуратно, без помарок.
  2. Можно пользоваться перьевой, а также шариковой или гелевой ручкой.
  3. Использовать чернила, устойчивые к воздействию света и воды.
  4. Можно применять только три цвета: синий, фиолетовый или черный.
  5. Сокращать нельзя.

Если делать записи в трудовой книжке, как указывает Инструкция, то проблем не будет. Если название компании слишком длинное, то становится проблематичным каждый раз его указывать. Поэтому разрешается использовать штамп. Его использование позволяет значительно упростить кадровое делопроизводство.

Проблемы при оформлении бланков

Заполнение документовНе допускается произвольно делать записи. Например, писать карандашом, красной или зеленой ручкой неправильно.

Карандаш можно применять для внесения пробных записей. Однако когда запись стирается, нужно следить, чтобы не оставалось помарок. В бланке можно использовать чернила разных цветов. Это должны быть цвета, разрешенные Инструкцией.

Иногда ошибки возникают по невнимательности: некорректно указываются должность, название фирмы или другая информация. Проблема требует решения. Запись признается недействительной. В следующей графе указываются корректные сведения.

Безусловно, трудовую книжку можно восстановить, но для этого придется обращаться ко всем бывшим работодателям.

Порядок заполнения титульного листа

Титульный лист – это источник основной информации о работнике. Здесь указывается имя, фамилия и отчество, уточняется информация о смене фамилии, если имело место такое событие, и пишется информация о том, где учился или служил человек. Ошибок не возникнет, если делать записи по правилам, которые определены правовыми актами.

8 полезных советов, как оформлять книжки:

  1. В точности скопировать из паспорта имя, отчество и фамилию. Со слов человека вносить информацию нельзя.
  2. Использовать исключительно арабские цифры для указания даты рождения. Например, менеджер Кузнецова Мария родилась 20 февраля. Специалист кадровой службы указывает дату рождения в трудовой: 20.02.1984.
  3. Полностью указать наименование учебного заведения, где обучался сотрудник.
  4. Уточнить, какое получено образование: начальное, среднее, неполное высшее или высшее.
  5. Следить, чтобы бланки заполнялись вовремя. Дается пять дней для внесения информации со дня трудоустройства специалиста.
  6. Следить, какой именно ручкой заполнять трудовую книжку. Забыть об использовании карандаша, красной и зеленой пасты.
  7. Проверять, чтобы стояло две росписи. Заполненные графы заверяются руководителем или кадровиком, а затем работником.
  8. Если специалист работал менее пяти дней, то документ не заполняется. Обязательно нужно заполнять документ для специалистов, отработавших более пяти дней.

Важно! Бланк имеет юридическую силу после заверения печатью компании. Но разрешается оформление без печати, если уставом закреплено, что на фирме печати нет.

Нюансы заполнения

Трудовая книжка и договорОсновное правило: сокращения не допускаются. Когда издается приказ, так и нужно писать: приказ, а не пр. Делать добавления также не следует. Порядковый номер указывается одной цифрой. Пишется цифра 1, а написание 01 является ошибочным.

Читайте также  Подсчет рабочего стажа сотрудника по трудовой книжке

Дата вписывается последовательно: дата, затем месяц и год. Изменение порядка не допускается.

Раздел «Сведения о работе» содержит информацию о четырех основных событиях:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение квалификационного разряда;
  • увольнение.

Сотрудник вообще ничего не должен писать, чтобы ему выдали книжку. Написание заявления является необходимым только при утрате основного документа, подтверждающего трудоустройство.

Если работник стажа ранее не имел, то не обязательно об этом писать.

Для совместителей заполняется бланк по основному месту деятельности. Основанием являются справки, выданные на дополнительном месте трудоустройства.

О том, можно ли использовать черную или другую ручку или нет, подробно рассказывает Инструкция. Этим правовым актом и следует руководствоваться в работе.

Если допущена ошибка, это не повод паниковать. Некорректную запись перечеркивать нельзя. Вместо этого информация признается недействительной, а рядом делается корректная запись.

Реквизиты приказов нужно указывать полностью. Это значит, что ставится номер и дата. Пример: приказ от 15.05.2017 № 33-к.

Когда расторгается договор, нужно корректно внести формулировку. Указывается пункт, статья Трудового кодекса, а также основание для увольнения.

Информация о взысканиях не вписывается. Исключение составляют случаи, когда происходит увольнение по соответствующим основаниям. Если увольнение дает человеку льготы, то основание для расторжения контракта обязательно указывается. Так. Следует писать о том, что человек уходит на пенсию или поступает в ВУЗ.

Все бланки учитываются в специальной книге, которая отражает их движение на предприятии.

Правила, которые нельзя нарушать

РучкиНачнем с того, какие использовать чернила. Цветов, конечно, много, но допускается использовать всего три цвета. Применять можно пасту синюю, фиолетовую или черную.

Сокращать нельзя, даже, если очень хочется ускорить работу. Проблемы будут у работника, если записи внесены с ошибками. Организация также столкнется с проблемами, если нарушения обнаружат инспекторы по труду.

Согласно Кодексу об административных правонарушениях, придется платить штрафы. За повторные проступки санкции возрастают.

Оформление ведется на национальном языке РФ, т.е. русском. Допускается ведение записи на другом языке, если рядом делается дублирование на русском.

Информация пишется после того, как поставлен порядковый номер. Без нумерации вносить сведения нельзя.

Читайте также  Образец и правила составления расписки о получении трудовой книжки на руки

Есть случаи, когда текст можно зачеркнуть, и зачеркивание не будет являться нарушением. Зачеркивания допускаются на титульном листе. Когда сотрудница меняет свою фамилию, то меняется и информация в бланке. На титульном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом пишется новая фамилия, и указывается основание. Например, свидетельство о заключении брака II-СТ № 456123. Основание пишется на внутренней стороне обложки. Изменения приобретают юридическую силу после заверки печатью. Если компания работает без печати, то достаточно просто правильно внести данные.

Кто должен вести книжки

По закону, вести бланки должен руководитель, но фактически такая ситуация маловероятно. Поэтому назначается ответственное лицо. После того как издано соответствующее распоряжение, работник может смело приступать к кадровой работе. Можно передать полномочия по заполнению книжек специалисту отдела кадров. Если на фирме отдела кадров нет, обязанности зачастую передаются бухгалтеру или секретарю.

ИП должен самостоятельно вести делопроизводство. Есть и другая альтернатива – издается приказ и назначается ответственное лицо.

Что делать, если заканчивается книжка

Когда заканчивается документ, а человек продолжает работать, наступает время открыть вкладыш. Без трудовой книжки вкладыш юридической силы не имеет. В нем продолжается запись информации о деятельности специалиста.

Резюме

  1. В кадровом делопроизводстве проявлять фантазию нельзя. Ставить эксперименты с цветом ручки при заполнении трудовых книжек запрещает Инструкция, утвержденная Постановлением № 69.
  2. Если допущены ошибки, значит, нужно их исправить. Зачеркивать можно только текст на титульном листе. Записи внутри бланка признаются недействительными, а рядом вносится правильная информация.
  3. В работе лучше использовать качественные канцелярские принадлежности. Это обусловлено тем, что Инструкция предписывает писать ручкой, устойчивой к воздействию воды и света.
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации