Основные правила ведения трудовых книжек

Правила заполнения трудовой книжки в 2018 году являются обязательными для исполнения, а информация об этом включена в постановление правительства. Ведение трудовых книжек – это требование, которое должны соблюдать все компании или частные предприниматели, дающие работу людям. Если же при приеме на работу трудовая книжка не заполняется, то это является нарушением, а работодатель может быть привлечен к ответственности.

Трудовая книжка

Нарушение порядка ведения трудовых книжек невыгодно также для работника. Дело в том, что отсутствие этого документа делает невозможным подсчет реального стажа, а это негативно повлияет на размер пенсии. Именно поэтому нужно, чтобы каждый работник прочитал постановление правительства и другие нормативно-правовые акты, которые регулирует процесс ведения этого документа. Какие правила заполнения трудовых книжек сегодня действуют в Российской Федерации? Что нужно знать, чтобы соблюдать все требования учёта и не допускать ошибок? Давайте разберемся.

Трудовая книжка – это бумага, куда вносятся все сведения о трудовой деятельности гражданина. Ее должен иметь каждый человек, который достиг определенного возраста и устраивается на работу. Также она используется при начислении ими пенсии. Компаниям этот документ нужен для того, чтобы правильно рассчитывать отчисления. Образец заполнения можно найти в Интернете, а что касается хранения и выдачи, то правильным будет почитать постановление правительства и положения различных законов, которые регулируют особенности труда.

Особенности заполнения

Трудовая книжкаКак мы уже сумели выяснить, в этот документ вносится информация различного характера. Тем не менее, существуют правила заполнения трудовой книжки, а поэтому их необходимо учитывать, независимо от того, какие записи в нее вносятся.

Итак, основными правилами считаются:

  • информация должна вноситься исключительно на государственном языке;
  • записи должны делаться ручкой любого типа черного, синего или фиолетового цвета;
  • запрещено использовать в них сокращения или аббревиатуры.

Что касается первого пункта, то здесь есть определенные исключения. Так, если компания размещена в одном из субъектов России, в котором действуют свои правила и нормы касательно государственного языка, то допускается заполнение трудовой книжки на двух языках, один из которых должен быть русским. Использовать можно ручки следующих типов: гелевые, обычные шариковые и даже перьевые.

Все записи должны вносится в полном виде, а поэтому не допускаются никакие сокращения. Даже если разрешено использовать различные сокращения в других документах, в книжках нужно писать все слова полностью. Даты указываются в стандартном виде. Касаемо этого правила предусмотрены определенные исключения. Так, даты могут указываться комбинацией цифр и букв, что зависит от типа бланков, на которых происходит ведение трудовых книжек. Поскольку использование этих бланков не запрещено, то никаких проблем с заполнением и внесением записей не будет. В этом конкретном случае допускается использование сокращения при написании года.

Читайте также  Плюсы и минусы работы по договору без оформления трудовой книжки

Помимо всего прочего, каждая запись в документе должна иметь свой номер. При этом также предусмотрены определенные исключения. Допустим, информация о компании не должна иметь свой номер. Отметим, что вкладыш должен быть заполнен по общим правилам. В некоторых компаниях нет отдела кадров или отдельного сотрудника, который бы занимался оформлением различной документации. В этом случае ответственным за ведение трудовых книжек является директор ил бухгалтер.

Внесение сведений о работе

Трудовая книжкаПри заполнении трудовой книжки информация о работе является одной из наиболее важных. Для того чтобы понять, как правильно это делать, нужно посмотреть правила ведения трудовых книжек в РФ на 2018 год.

При приеме на работу делаются определенные записи в документ. Отметим, что сюда должны вноситься не только название компании, но также и другая информация. Так, распоряжением правительства работодатели приняли определенные обязательства, в том числе, в трудовую книжку вносятся сведения такого характера: дата приема, специальность.  Также нужно фиксировать любые изменения, связанные с трудовой деятельностью гражданина в рамках компании.

Порядок заполнения трудовых книжек предусматривает 4 строки в разделе о работе:

  • номер записи;
  • дата;
  • описание действия;
  • уточнение бумаги, которая является основанием для приёма на работу или выполнения другого действия (обязательно должны фиксироваться номер и серия приказа, распоряжения или другого документа).

Если гражданин служил в армии до приема на работу, то эта информация также должна отражаться в трудовой книге. Записи в этом случае вносятся в трудовую книжку на основании военного билета. Некоторые люди одновременно работают в нескольких местах, что не запрещено законом. Наличие записи в трудовой книжке является обязательным, а вносить ее должен ответственный сотрудник той компании, кто предоставляет основную работу.

За достижения в деятельности человек может быть награжден чем-то. Примеры этих наград – грамота, присвоение звания и прочее. Наличие наград также нужно фиксировать в документации.

Получение дубликата и вкладыша

Трудовая книжкаИногда гражданин может слишком часто менять работу или иметь огромный стаж, а поэтому места для новых записей в трудовой книжке не останется. В таком случае, он должен получить специальный вкладыш, который будет прикреплен к основному документу. Отметим, что сам по себе вкладыш не может использоваться. После того как на нем будет поставлена печать и указана дата создания, он может использоваться вместе с трудовой книжкой.

Читайте также  Подсчет рабочего стажа сотрудника по трудовой книжке

Также некоторым работникам может потребоваться дубликат. Независимо от основания оформления дубликата, крайне важно перенести в него все сведения и записи, которые были в книжке. То есть, если она есть в наличии, то данные просто переписываются. Однако бывает и такое, что трудовая книжка утеряна. В таком случае, придется собирать различные документы, которые смогут подтвердить наличие трудового стажа.

Отметим, что записывать что-либо в дубликат можно только в том случае, если есть документальное потверждение каждого слова. В противном случае, указывать что-либо в трудовой книжке запрещено. Даже если человек уверен в каких-то сведениях, но не может найти подтверждение, то их придется игнорировать. На бланке дубликата обязательно должна быть соответственная отметка, а также данные работника (ФИО, дата рождения и прочее).

Получение дубликата на 2018 год имеет следующие особенности:

  • его выдача осуществляется там, где гражданин был последний раз оформлен официально;
  • он выдается тогда, когда записи в трудовой книжке признаются недействительными;
  • он требуется, если основной документ больше не может использоваться;
  • если все документы работников пришли в непригодность.

Первый случай наступает, когда человек теряет документ. Чтобы получить дубликат, ему нужно написать заявление и подать его в последнюю компанию, где он работал. В документ вносятся все доступные записи, а также показывается общий стаж, который гражданин получил за все годы работы.

Если какая-то запись признается недействительной, то человек может получить дубликат. Однако для этого также нужно оформить заявление. В копию документа будут вписываться все сведения, которые были внесены в книжку, кроме того, которая была признана недействительной.

Случается так, что вследствие ЧП на заводе (пожар, наводнение и т. д.) пропадают трудовые книжки всех сотрудников. В таком случае, придется выдавать постановление и заполнять дубликаты всем гражданам.

Особенности хранения

Учет и хранение трудовых книжек осуществляется в отделе кадров. Если его нет, то за это ответственен руководитель или другой работник. Поскольку эти документы имеют статус строгой отчетности, то их хранение должно осуществляться по определенным правилам. Так, чтобы фиксировать любые изменения или движения книжек, заводится специальный журнал. Это позволяет обеспечить ведение учета и контроль всех действий, связанных с этой документацией. Более того, в журнале фиксируются данные не только о текущих работниках, но и о людях, которые ранее занимали какую-то должность в компании и были официально трудоустроены.

Читайте также  Может ли предприниматель (ИП) работать параллельно в другой организации по трудовой книжке

Правила ведения и хранения трудовых книжек требуют наличие журнала, к которому также выдвигаются определенные требования. Каждая страница должна иметь номер и печать главы компании. Что касается учета всей документации, связанной с работниками, то она проводится ответственным бухгалтером.

При приёме на работу и во время нахождения сотрудника на своей должности, книжка находится в отделе кадров. Если для каких-то целей она потребуется человеку, то он может ее получить. Однако для этого нужно написать расписку и указать срок, на который ему нужен документ.

Важно! Когда гражданин прекращает свою деятельность в организации, трудовая книжка ему возвращается. Это также фиксируется в журнале, а работник должен подтвердить факт получения своей подписью.

Иногда человек может забыть или по другим причинам не забрать книжку. В такой ситуации, отдел кадров будет хранить ее у себя 2 года. По истечению этого срока документ направится в архив, где отдельно ведется учет всех бумаг. Там она будет находиться следующие 75 лет.

Для учета трудовых книжек нужно использовать основные требования законодательства. Все детали можно узнать в Трудовом кодексе. Также необходимо почитать постановление, чтобы понять, на ком лежит ответственность за ведение этой документации. Отметим, что контролировать этот процесс важно для обеих сторон. Работодатель за неправильное ведение трудовых книжек может быть оштрафован. В самых тяжелых случаях возможен запрет на его деятельность. Что касается работника, то он должен следить за правильностью оформления документов, чтобы начислялся стаж. Иногда встречаются ситуации, когда работодатель не занимался ведением учета, а человек терял отработанные годы, что выливалось в уменьшение размера пенсии.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 (499) 938-51-16 (МСК), +7 (812) 425-68-97 (СПБ)
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации